Forretningsorden for Svendborg Musikudvalg
l. Konstitution
1.1 På det førstkommende møde efter Kultur- og Fritidsudvalgets udpegning af ny formand for Svendborg Musikudvalg, skal musikudvalget udpege en næstformand.
1.2 Næstformanden leder musikudvalgets møder i formandens fravær.
2. Formanden
2.1 Formanden leder musikudvalgets møder.
2.2 Formanden drager omsorg for, at udvalgets medlemmer orienteres om forhold af væsentlig betydning for udvalgets arbejde. Det forventes, at medlemmer har gennemgået fremsendt materiale, således at indholdet kan forudsættes bekendt på udvalgets møder.
2.3 Formanden tegner Svendborg Musikudvalg over for offentligheden med mindre andet er aftalt.
3. Indkaldelse
3.1 Udvalget afholder som udgangspunkt 4 ordinære møder om året. Formanden kan beslutte, at et af disse møder evt. gennemføres som et halvdags-seminar. Det tilstræbes, at datoer for de kommende 12 måneders møder fastsættes på årets sidste møde.
3.2 Ekstraordinære møder afholdes når formanden, mindst 4 ordinære udvalgsmedlemmer, eller sekretariatet fremsætter begrundet skriftlig begæring herom til formanden.
3.3 Møder i Svendborg Musikudvalg indkaldes af sekretariatet på vegne af formanden eller i dennes fravær næstformanden med mindst 7 dages varsel. Varslet kan dog afkortes af formanden, når særlige forhold gør det nødvendigt. Indkaldelsen sker via e-mail.
3.4 Indkaldelsen skal indeholde dagsorden incl. eventuelle bilag. 1. punkt på dagsordenen er godkendelse af dagsorden.
3.5 Svendborg Musikudvalgs møder afholdes i Kultur og Fritid. I særlige tilfælde kan møderne afholdes andet sted, når mødets emne begrunder det.
3.6 Kultur og Fritid varetager sekretariatsfunktionen og deltager i alle Svendborg Musikudvalgs møder.
4. Beslutninger
4.1 Udvalgets beslutninger træffes på møder. Udvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen (4) af medlemmerne er til stede.
4.2 Kan der ikke opnås enighed, afgøres udvalgets beslutning ved almindeligt stemmeflertal.
4.3 Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, og i hans fravær næstformandens stemme.
4.4 Formanden er af musikudvalget bemyndiget til i særlige tilfælde at behandle ansøgninger og bevilge tilskud indenfor en ramme på max. 10.000 kr. Formanden kan efter behov sparre med de enkelte udvalgsmedlemmer.
5. Inhabilitet, tavshedspligt og offentlighed
5.1 Musikudvalgets medlemmer er omfattet af Forvaltningslovens regler om inhabilitet (se Forvaltningsloven kapitel 2).
5.2 Der påhviler det enkelte medlem et ansvar for at orientere om de sager, hvor vedkommende er- eller kan være- inhabil jf. forvaltningslovens §3.
5.3 Ved tvivl om et medlems habilitet i en sag afgøres spørgsmålet ved almindeligt stemmeflertal i rådet. Vedkommende, som får sin habilitet vurderet, må ikke selv deltage i behandlingen og afgørelsen af spørgsmålet om inhabilitet.
5.4 Musikudvalget anvender et forsigtighedsprincip i håndteringen af spørgsmål om medlemmers habilitet. Ethvert medlem kan uden videre begrundelse bringe et habilitetsspørgsmål til afstemning inden behandlingen af en sag.
5.6 Svendborg Musikudvalgs medlemmer har tavshedspligt, som det fremgår af Forvaltningsloven (se Forvaltningsloven kapitel 8). '
5.7 Udvalgets arbejde er omfattet af Lov om offentlighed i forvaltningen.
6. Referat
6.1 Der udarbejdes beslutningsreferat fra møderne.
