Punkt 4 Prisafprøvning på rengøringsområdet
Beslutningstema
Indstilling
Direktionen indstiller med afsæt i den opdaterede rengøringsanalyse:
- at rengøringen i Svendborg Kommune løses via kombi-løsningen frem til og med oktober 2017,
- at nuværende kontrakter forlænges, jf. option i kontraktgrundlaget med 2 år frem til 31. oktober 2017,
- at der iværksættes en proces, således at rengøringen i Svendborg Kommune kan prisafprøves fuldt ud med virkning fra 1. november 2017, herunder at rengøringen i eget regi harmoniseres,
- at en harmoniseringsgevinst på 0,7 mio. kr. i 2016 og 2017 tilføres effektiviseringspuljen,
- at udvalget primo 2017 forelægges en proces for gennemførelse af prisafprøvning af rengøringen.
Sagsfremstilling
Økonomiudvalget besluttede på mødet den 20. januar 2015, at der skulle arbejdes videre med en række effektiviseringsforslag til udmøntning af den centrale effektiviseringspulje på 16,6 mio. kr. På rengøringsområdet er der anslået en årlig besparelse på 3 mio kr. årligt i 2016, 2017 og 2018.
Økonomiudvalget valgte at tage til efterretning, at der blev udarbejdet en opdateret rengøringsanalyse fra firmaet Servicemægleren. Analysen er vedhæftet som bilag. Analysens konklusioner kan danne baggrund for den politiske beslutning på området. Opmålingen i analysen er baseret på programmeret rengøring, hvilket er en standard, som definerer rengøringsfrekvensen i de enkelte lokaler. Rengøringsniveauet i Svendborg Kommune er tidligere besluttet politisk, og den opdaterede analyse fra Servicemægleren har taget samme udgangspunkt.
Den opgraderede analyse opererer derfor stadig med tre alternative beregninger:
· Rengøring i en kombi-løsning (nuværende løsning)
· Rengøring i kommunalt regi
· Rengøring i udliciteret regi
Rengøring i den nuværende kombi-løsning fremgår både med økonomi ved nuværende udliciterede kontrakter (optionsmulighed jf. nedenfor) og med forventet økonomi ved genudbud.
Svendborg Kommune har i dag udliciteret 49 enheder til to firmaer. Resten af enhederne har kommunalt ansatte rengøringsassistenter. Dette svarer i store træk til, at 1/3 af rengøringen er udliciteret, mens 2/3 har kommunalt ansatte rengøringsassistenter. Det skal inden den 30. juni 2015 besluttes, om man skal udnytte optionen i de nuværende kontrakter på de 49 enheder, eller om disse skal genudbydes eller trækkes hjem i kommunalt regi. Disse kontrakter udløber den 31. oktober 2015, men der er mulighed for option på 2 gange 1 år i kontrakterne.
De kalkulerede tider i analysen er beregnet med en arbejdstakt på 100 ved rengøring i kommunalt regi på baggrund af gældende overenskomst med 3F og FOA. Ved udliciteret rengøring skal rengøringspersonalet arbejde efter arbejdstakt 130 på baggrund af gældende overenskomst mellem Servicebranchen og 3F.
Svendborg Kommune kan selv afgive et kontrolbud som led i en evt. prisafprøvning. Alternativt kan Svendborg Kommune i udbudsmaterialet forbeholde sig ret til selv at tage rengøringsopgaven.
Ved den nuværende udliciterede rengøring har der været gennemført en proces, som klart beskriver opgaven på det harmoniserede niveau, som skal løses. Rengøringsopgaven, som ligger i kommunalt regi, er ikke fuldt harmoniseret, og opgaverne er ikke afgrænset helt på samme måde. Dette kommer bl.a. til udtryk via organisationens tilbagemelding på rengøringsområdet, idet der tilkendegives generelt større tilfredshed med den kommunale rengøring.
Såfremt rengøringsområdet udliciteres, skal medarbejderne virksomhedsoverdrages i henhold til gældende lovgivning.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
Af analysens side 17 fremgår det, at der i forhold til analysen i 2012 har været afsagt dom ved arbejdsretten af 26. maj 2014, som betyder, at en ekstern leverandør ikke kan ændre rengøringsassistenternes arbejdsforhold vedrørende blandt andet arbejdstakt, arbejdstid mv. i overenskomstens løbetid. Det har ikke været muligt at få oplyst den endelige løbetid for den nye overenskomst, som trådte i kraft pr. 1. april 2015, men den forventes at blive 3 år. Dette betyder, at en potentiel besparelse ved en udlicitering af rengøringen i Svendborg Kommune, som konsekvens af ovennævnte dom, først vil få virkning fra næste overenskomstperiode.
Servicemægleren konkluderer derfor i analysen (side 9), at det vil være mest fordelagtigt at fastholde den nuværende kombi-løsning begrundet i ovennævnte dom ved arbejdsretten, samt at Svendborg Kommune i dag allerede har nogle meget fordelagtige priser på de nuværende aftaler med de eksterne leverandører.
Analyserapportens konklusioner vil blive gennemgået på mødet. Den reelle økonomiske effekt vil dog først kunne måles, når der på baggrund af et udbud er valgt det mest fordelagtige tilbud.
Der er supplerende i analysen anbefalet, at der afsættes en pulje til vedligeholdelse af gulvene på kommunens enheder. Puljen er estimeret til 1,6 mio. kr. pr. år. Dette vil give gulvene en levetidsforlængelse.
Et udbud af rengøringsområdet vil desuden indebære, at der skal være mere kontrol med det udførte arbejde. Det vil være nødvendigt at tilkøbe eksternt servicetjek eller alternativt ansætte en person til at varetage fysisk tilsyn og kontrol i kommunalt regi. Anslået udgift til denne ydelse er 480.000 kr. om året, som det vil være nødvendigt at få tilført, da det vil være en ny funktion i forhold til hidtil. Udgiften skal ses i sammenhæng med, at der ved udlicitering frigøres ledelsestid. Ressourceforbruget til løbende kontrol vil være uændret, såfremt man fortsætter med den nuværende kombi-model.
Der skal endvidere påregnes administrative ressourcer i at varetage opgaven som kontraktholdere. Denne ressource findes indenfor egen organisation, bl.a. via frigjort ledelsestid, og vil ikke være påvirket af en eventuel prisafprøvning.
Hvis rengøringsområdet skal udbydes, skal der afsættes et engangsbeløb på 126.000 kr. til gennemførelse af udbudsprocessen via ekstern rådgiver (ydelsen omfatter kvalitetssikring af ydelsesbeskrivelser, udbudsmateriale, gennemførelse af udbudsproces og kontrahering). Såfremt der ligeledes skal afgives et kontrolbud fra Svendborg Kommune, anslås denne engangsudgift at udgøre 100.000 kr.
Hvis rengøringsområdet udliciteres, overføres der personale fra kommunen til den private sektor.
Lovgrundlag
Svendborg Kommunes indkøbs- og
udbudspolitik.
Lov om Virksomhedsoverdragelse.
Beslutning i Økonomiudvalget den 21-04-2015
Liste Ø foreslog, at man hjemtager hele rengøringsopgaven. Liste F foreslog, at man undlader at prisafprøve rengøringen i 2017.
Man stemte først om forslaget fra liste Ø.
For stemte: 1 (Ø)
Imod stemte: 5 (V, C, I, L og Mads Fredeløkke)
Undlod: 3 (A og F)
Man stemte herefter om forslaget fra liste F.
For stemte: 3 (A og F)
Imod stemte: 5 (V, C, I, L og Mads Fredeløkke)
Undlod: 1 (Ø)
Man stemte herefter om direktionens indstilling.
For stemte: 5 (V, C, I, L og Mads Fredeløkke)
Imod stemte 4 (A, F og Ø)
Liste Ø og A begærende herefter sagen i byrådet.