Punkt 16 Funktionsadskillelse af Bibliotek og Borgerservice

Beslutning vedr. funktionsadskillelse af Bibliotek og Borgerservice.

Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget, Borger- og Arbejdsmarkedsudvalget og Teknik- og Miljøudvalget, at det overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen anbefales

• At godkende en flytning af Borgerservice til Jobcentret

Direktionen indstiller til Kultur- og Fritidsudvalget og Borger- og Arbejdsmarkedsudvalget, at det overfor Teknik- og Miljøudvalget anbefales,

• At der søges en anlægsbevilling på 0,43 mio. kr. til funktionsadskillelse af Bibliotek og Borgerservice

Direktionen indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at det overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen anbefales,

• At der bevilliges og frigives en samlet anlægsbevilling på 0,43 mio. kr. til funktionsadskillelse af Bibliotek og Borgerservice, og at dette finansieres via anlægsprojektet ”Forundersøgelse Bibliotek/Borgerservice” på 0,3 mio. kr. samt 0,13 mio. kr. fra anlægspuljen til lokale prioriteringer under ”Vedligeholdelsespuljen”, som er prioriteret til kulturområdets bygninger.

I forbindelse med en arealeffektivisering i 2018 flyttede Borgerservice og Biblioteket sammen i Bibliotekets lokaler. Det har givet anledning til udfordringer for både borgere og medarbejdere, herunder fysiske pladsproblemer, støj og udfordringer med diskretionshensyn. Der har været iværksat flere initiativer med det formål at løse udfordringerne, men det har ikke haft tilstrækkelig effekt.

I august/september 2022 anmodede Kultur- og Fritidsudvalget, Teknik- og Miljøudvalget samt Borger- og Arbejdsmarkedsudvalget derfor administrationen om at nedsætte en tværgående arbejdsgruppe til afdækning af tre scenarier for fremtiden for Bibliotek og Borgerservice: 1) en større funktionsadskillelse i den nuværende bygning, 2) en flytning af Biblioteket og 3) en flytning af Borgerservice.

Arbejdsgruppen har nu afsluttet afdækningen af de tre scenarier. Afdækningen er vedlagt som bilag.

På baggrund af en kombination af faglige og økonomiske hensyn, indstiller administrationen scenarie 3, hvor Borgerservice flytter sammen med Jobcentret i Jobcentrets nuværende lokaler på Rådhuset/Centrumpladsen 4.

Udover at scenariet er det mest rentable, er det også vurderingen, at samlingen af Borgerservice og Jobcenter vil styrke trivslen, arbejdsmiljøet og sammenhængskraften for Borgerservice og arbejdsmarkedsområdet. Samtidig løser scenariet de omtalte udfordringer, og det kan realiseres med en forholdsvis kort tidsfrist.

For borgerne har det den konsekvens, at de skal forholde sig til en ny adresse og nogle nye åbningstider for afhentning af pas i selvbetjeningsskabet. Åbningstiderne for selvbetjent afhentning af pas vil fremover følge Jobcentrets åbningstider i stedet for Bibliotekets åbningstider. Det vurderes dog ikke at have væsentlige konsekvenser for den oplevede borgerservice. Åbningstiden for personlig betjening fortsætter uændret.

Parkeringsforholdene på og omkring Centrumpladsen vurderes at kunne håndtere den ekstra trafik i området.

I forhold til de to øvrige scenarier er det administrationens vurdering, at kvaliteten af en løsning, hvor de nuværende bygninger funktionsopdeles, ikke står mål med de estimerede udgifter på 1,87 mio. kr., da de pladsmæssige udfordringer ikke løses. I forhold til en flytning af Biblioteket er der ikke fundet egnede lokaler, hvilket betyder, at scenariet reelt vil medføre, at der skal bygges et nyt bibliotek. Etableringen af et nyt bibliotek er estimeret til 33-38 mio. kr. ekskl. evt. køb af grund. Det er administrationens vurdering, at dette ikke er realistisk i den nuværende økonomiske situation.

Den samlede udgift forbundet med flytningen af Borgerservice og reetablering af Bibliotekets lokaler er estimeret til 0,58 mio. kr., hvoraf 0,15 mio. kr. vedr. indkøb af inventar, nye skriveborde og akustikskærme finansieres indenfor direktørområdet Social, Sundhed og Beskæftigelses eksisterende driftsramme.

De resterende 0,43 mio. kr. omfatter blandt andet demontering og genmontering af eksisterende skranker, diverse el og it-installationer, flytteudgifter, skilte, mindre bygningsændringer, reetablering af bibliotek, flytning af dokumentudleveringsskab mm. Dette søges finansieres via anlægsprojektet ”Forundersøgelse Bibliotek/Borgerservice” på 0,3 mio. kr. samt 0,13 mio. kr. fra anlægspuljen til lokale prioriteringer under ”Vedligeholdelsespuljen”, som er prioriteret til kulturområdets bygninger.

Ikke relevant.

Kommunalbestyrelsen.

Indstillingerne godkendtes, idet udvalget samtidig besluttede, at administrationen skal arbejde videre med en belysning af fremtidens bibliotek.

Udgiften herved på indtil 150.000 kr. afholdes indenfor udvalgets ramme.

Anne Katrine Olsen (A) var fraværende. Som suppleant deltog Maria Haladyn (A)

Indstillingerne godkendes.

Der var afbud fra Anders Johansson (C).

Indstillingerne henholdsvis:

?         anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

?         godkendes

?         anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen

Afbud fra Jørgen Lundsgaard (Liste B).

Indstilles.

Bo Hansen (A) var fraværende.

Godkendt.

Afbud fra Per Nykjær Jensen (V). Som suppleant deltog Karen Kruse (V).

Lars Erik Hornemann (V) var fraværende.