Punkt 22 Lukket - Rundbuehallens fremadrettede anvendelse

Beslutning om udlejning af Rundbuehallen, Frederiksø 16E, 5700 Svendborg

Direktionen indstiller til Erhvervs- og Turismeudvalget, Teknik- og Miljøudvalget, Økonomiudvalget og til endelig godkendelse i Kommunalbestyrelsen:

• At administrationen bemyndiges til at udleje Rundbuehallen til SvendborgEvent på en løbende erhvervslejekontrakt

Rundbuehallen er en del af det tidligere Svendborg Værfts bygninger på Frederiksø og anvendes i dag til udlejning til kulturelle og sportslige arrangementer af vidt forskellig karakter. Hallen anvendes i dag bl.a. til Silverrudder, streetfoodmarked, Rollos boksestævne og Svend-prisen m.m.

Anvendelsen af Rundbuehallen har flere gange været politisk behandlet. Senest har Erhvervs- og Turismeudvalget og Teknik- og Miljøudvalget behandlet sagen i juni 2022. Udvalgene gav her administrationen bemyndigelse til ved forhandling at arbejde videre med en permanent udlejning af Rundbuehallen til SvendborgEvent efter den såkaldte udlejningsmodel.

Udlejningsmodellen indebærer i korte træk, at Rundbuehallen på en løbende erhvervslejekontrakt udlejes til SvendborgEvent. I Erhvervslejekontrakten reguleres SvendborgEvents mulighed for at videreudleje hallen til forskellige arrangementer.

Det er ved ekstern advokat afklaret, at udlejning til SvendborgEvent kan ske uden udbud. Det er dog et krav, at der skal betales en leje på markedsprisniveau. I den forbindelse har administrationen indhentet mæglervurdering til fastlæggelse af markedslejen.

Fordelen ved udlejning til lige netop SvendborgEvent er, at Svendborg Kommune har udpeget eget medlem til bestyrelsen af SvendborgEvent. Herigennem kan indflydelse således udøves. Ligeledes vil indflydelse kunne udøves via den kommende samarbejdsaftale mellem Svendborg Kommune og SvendborgEvent om fokusområder og anvendelse af midler til understøttelse af eventopgaven.

Udlejning til SvendborgEvent give også mulighed for, at SvendborgEvent via fondsmidler kan udvikle hallen. Kommunen har til sammenligning kun afsat midler til vedligeholdelse af hallen.

SvendborgEvent vil også i modsætning til Svendborg Kommune have mulighed for at gå efter en større udlejning og brug af hallen og dermed udvide sæsonen for hallens anvendelse, da kravet om kun at udleje overskudskapacitet kun gælder for Svendborg Kommune.

Foreningen SvendborgEvents vedtægter er endvidere optimale i forhold til at varetage opgaven med videreudlejning af Rundbuehallen.

Foreningens formål, som er almennyttigt, er at øge kendskabet til Svendborg både nationalt og internationalt, herunder afholdelse af kulturelle og festlige begivenheder. Som medlemmer kan optages foreninger og offentlige institutioner, som erklærer at ville arbejde for foreningens formål.

I praksis understøtter SvendborgEvent således allerede i dag en lang række opgaver vedrørende koordination af kulturelle og sportslige begivenheder. Endvidere har foreningen ikke til formål at genere indtjening direkte til sine medlemmer og udbetaler således ikke overskud til medlemmerne.

Udlejning til SvendborgEvent vil derfor medføre en større brug og udvikling af hallen. Samtidig bevarer kommunen indflydelse. Den fair og lige adgang til hallen vil blive sikret gennem reguleringen af SvendborgEvents ret til at fremleje hallen og i samarbejdsaftalen.

Efter seneste bemyndigelse fra juni 2022 har administrationen forhandlet om erhvervslejekontrakt og tillæg hertil om visioner for hallen med SvendborgEvent. Erhvervslejekontrakten og tillægget er resultatet af disse forhandlinger (Bilag 1 Erhvervslejekontrakt og Bilag 2 Tillæg til erhvervslejekontrakt).

I forhold til erhvervslejekontrakten er der tale om en løbende lejekontrakt med vilkår som i vid udstrækning er lig dem i nyeste indgåede erhvervslejekontrakter, herunder i forhold til fordeling af vedligeholdelsesforpligtelsen og retten til at ændre. Lejen er sat til markedslejeniveau. Tillægget til lejekontrakten er særligt for Rundbuehallen og skal ses som en uddybning af lejers brug af hallen.

Lukket dagsordenspunkt

I normalforretningsordenens § 1, stk. 2, jf. Indenrigsministeriets cirkulære 1969 129, er der angivet sagskategorier, der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre. Herunder hører sager om køb og salg af fast ejendom. Sager om salg af ejendom er en objektiv oplysning som ikke er fortroligt, mens alle oplysninger om prisfastsættelse samt oplysninger om faktiske forhold, der underbygger overvejelser om pris og handelsvilkår vil være fortrolige. I denne sag om udlejning, som kan sidestilles med salg skal lejepris og øvrige vilkår være fortrolig indtil, at dagsorden er godkendt.  På denne baggrund behandles sagen som lukket dagsordenspunkt.

Svendborg Kommune vil miste indtægten på selv at udleje Rundbuehallen på kr. 135.964,11 ex moms (tal for 2022 inkl. værdien af aflysninger i året), men der tilkommer kommunen en fast leje på kr. 192.000 ex moms (tal for 2023). Hertil skal lægges, at kommunen fremadrettet alene vil have den udvendige vedligeholdelsesforpligtelse for hallen, og at lejer afholder forbrugsudgifter.

Der vil i øvrigt ved indflytning i januar 2023 blive gennemført et grundigt indflytningssyn, hvor lejer vil blive fuldt bekendt med lejemålets stand, og at udlejers/kommunens udvendige vedligeholdelse vil blive på et absolut minimum. Dette er for at forventningsafstemme med lejer i lyset af kommunens økonomiske situation og ejendomsstrategi i øvrigt.

Forbedringer af hallen vil enten være ved lejers egen finansiering eller over lejen som en periodevis stigning. Samlet set forventes en positiv økonomisk og erhvervsmæssig effekt af udlejning af Rundbuehallen til SvendborgEvent.

Punktet vurderes ikke at have væsentlige konsekvenser for CO2-udledningen.

Kommunalfuldmagten

Erhvervslejeloven

Forvaltningslovens § 27 og straffelovens §§ 152 og 152c-f angående tavshedspligt.

Indenrigsministeriets cirkulære 169 129

Kommunalbestyrelsen

Indstilles.

 Der var afbud fra René Haahr (V). Som suppleant deltog Per Nykjær Jensen (V).

Indstillingen anbefales overfor Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen.

Med en bemærkning om, at non-profit arrangementer fortsat skal have adgang til rundbuehallen, hvilket indarbejdes i den kommende samarbejdsaftale. 

Afbud: René Haahr (V), Stedfortræder: Mette Kristensen (V).

Indstilles med fagudvalgets bemærkning.

Birger Jensen (V) var fraværende.

Godkendt.

Der var afbud fra Torben Frost (A), Karl Magnus Bidstrup (A), Stina S. Thomsen (Ø), Birger Jensen (V) og Anders Johansen (C).

Som suppleanter deltog henholdsvis Claus Krossteig (A), Astrid Ejlersen (A), Johan W. Kristensen (Ø), Jesper Larsen (V) og Michael Bisbo (C).