Punkt 7 Model for Rundbuehallens fremadrettede anvendelse

Beslutning om den fremadrettede anvendelse af Rundbuehallen, Frederiksø 16E, 5700 Svendborg

Direktionen indstiller til Erhvervs- og Turismeudvalgets, at det overfor Teknik- og Miljøudvalget anbefales,

• at administrationen bemyndiges til ved forhandling at arbejde videre med permanent udlejning af Rundbuehallen til SvendborgEvent, fremadrettet benævnt udlejningsmodellen.

Den nuværende model for Rundbuehallen – Den kommunale udlejningsmodel:

Rundbuehallen er en del af det tidligere Svendborg Værfts bygninger på Frederiksø og anvendes i dag til udlejning til kulturelle og sportslige arrangementer af vidt forskellig karakter. Hallen anvendes i dag bl.a. til Silverrudder, marked for streetfood, Rollos boksestævne, Sven-prisen og sommerkoncerter m.m.

Anvendelsen af Rundbuehallen har flere gange været politisk behandet. Senest har Byrådet i marts 2020 besluttet, at Rundbuehallen skal administreres efter den kommunale udlejningsmodel.

I denne model ligger, at hallen ikke udlejes, men bliver i fuldt kommunalt regi. Bookinger af arrangementer bliver fordelt af en bookinggruppe med deltagelse af SvendborgEvent, Kultur- og Fritidsafdeling samt Erhvervskontoret. Administrationen af bookinger foretages af Havnekontoret, der fører en åben kalender over bookede og ledige dage.

Hensigten med modellen har været at sikre, at hallen fortsat er hele byens eventsted således, at hensynet til kommercielle potentialer balanceres med øvrige hensyn.

Fordelen ved modellen er, at den er administrativt simpel og umiddelbart fair samtidig med maksimal kommunal indflydelse. Ulempen ved modellen er, at kommunen selv står for finansiering af udviklingen af hallen samt løbende vedligeholdelse af denne. Ligeledes må kommunen ifølge kommunalfuldmagten kun udleje overskudskapacitet og ikke arbejde for optimering af udlejning.

Den nuværende model sikrer således en fair og lige adgang til hallen, men den kan ikke underbygge ønsket om en større brug af hallen til glæde og gavn for Svendborg.

Ny model – udlejning til SvendborgEvent:

Administrationen har derfor arbejdet videre med en ny model, som bedre kan sikre en større brug af hallen, men med en samtidig bevaring af kommunal indflydelse samt fair og lige adgang for alle til brug af hallen.

Den nye model indebærer i korte træk, at Rundbuehallen på en tidsubegrænsede erhvervslejekontrakt udlejes til SvendborgEvent. I Erhvervslejekontrakten reguleres SvendborgEvents mulighed for at videreudleje hallen til forskellige arrangementer.

Udlejning til SvendborgEvent kan ske uden udbud. Det er dog et krav, at der skal betales en leje på markedsprisniveau. Her vil mæglervurdering blive indhentet med henblik på lejefastsættelse.

Administrationen har indhentet juridisk vurdering af den påtænkte udlejning. Notat om udlejning fra december 2021 og notat om modeller for opbygning af erhvervslejekontrakt fra februar 2022 fra ekstern advokat er vedlagt som bilag til nærværende dagsordenspunkt. Konklusionen er, at den påtænkte udlejning lovligt kan foretages, og at udlejning kan gennemføres uden udbud.

Fordelen ved udlejning til lige netop SvendborgEvent er, at Svendborg Kommune har udpeget eget medlem til bestyrelsen af SvendborgEvent. Herigennem kan indflydelse således udøves.

Ligeledes vil en udlejning til SvendborgEvent give mulighed for, at SvendborgEvent via fondsmidler kan udvikle hallen. Kommunen har til sammenligning kun afsat midler til vedligeholdelse af hallen.

SvendborgEvent vil også i modsætning til Svendborg Kommune have mulighed for at gå efter en større udlejning og brug af hallen ved f.eks. annoncering, da kravet om kun at udleje overskudskapacitet kun gælder for Svendborg Kommune.

Foreningen SvendborgEvents vedtægter er endvidere optimale i forhold til at varetage opgaven med videreudlejning af Rundbuehallen.

Foreningens formål, som er almennyttigt, er at øge kendskabet til Svendborg både nationalt og internationalt, herunder afholdelse af kulturelle og festlige begivenheder. Som medlemmer kan optages foreninger og offentlige institutioner, som erklærer at ville arbejde for foreningens formål.

I praksis understøtter SvendborgEvent således allerede i dag en lang række opgaver vedrørende koordination af kulturelle og sportslige begivenheder. Endvidere har foreningen ikke til formål at genere indtjening direkte til sine medlemmer og udbetaler således ikke overskud til medlemmerne.

Vurdering af udlejningsmodellen:

Det vurderes derfor, at udlejningsmodellen vil sikre en større brug og udvikling af hallen end under den nuværende kommunale udlejningsmodel. Samtidig bevarer kommunen indflydelse gennem plads i bestyrelsen hos SvendborgEvent. Den fair og lige adgang til hallen vil blive sikret gennem reguleringen af SvendborgEvents ret til at fremleje hallen til tredjepart.

Der vurderes ikke at være nogle økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser ved nærværende dagsordenspunkt. Såfremt administrationen får bemyndigelse til at gå videre med en forhandling om udlejning til SvendborgEvent, vil der blive fremlagt et nyt dagsordenspunkt, hvor de økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser ved en udlejning vil blive belyst.

Nærværende dagsordenspunkt vurderes ikke at have CO2-konsekvenser.

Kommunalfuldmagten og Erhvervslejeloven

Erhvervs- og Turismeudvalget

Indstilles og oversendes til Teknik- og miljøudvalget.

Indstillingen godkendt.