Punkt 3 Godkendelse af procesplan og godkendelse af økonomisk ramme for tilfredshedsundersøgelse i Borgerservice

Godkendelse af procesplan og økonomisk ramme

Direktionen indstiller,

• at udvalget godkender procesplan og økonomisk ramme for udarbejdelse af tilfredshedsundersøgelse.

Beskæftigelses- og integrationsudvalget bad på foranledning af forslag fra Venstre om et oplæg til udarbejdelse af en brugertilfredshedsundersøgelse i Borgerservice.
 

Administrationen har udarbejdet vedlagte forslag til en procesplan. Det anbefales, at undersøgelsen tilrettelægges i samarbejde med en ekstern leverandør med erfaringer fra lignende brugerundersøgelser.
 

Det foreslås, at der hentes 2-3 tilbud fra eksterne leverandører, der får mulighed for at komme med et forslag til hvordan en brugerundersøgelse kan afvikles professionelt og lettest tilgængeligt for brugerne i Borgerservice.
 

Procesplanen beskriver 5 faser.

1. Indledende fase
2. Tilbudsfase
3. Designfase
4. Undersøgelsesfase
5. Evalueringsfase

Mellem design og undersøgelsesfasen vil udvalget få præsenteret udkast til undersøgelsesdesign, således at det sikres at undersøgelsen lever op til udvalgets ønsker og forventninger.

Covid19 har betydet, at Borgerservice har været lukket i en længere periode. I forbindelse med genåbningen er der indført tidsbestilling på alle henvendelsestyper og med udvidet åbningsperioder for at kunne sikre tilstrækkelig afstand mellem ekspeditionerne. Der er derfor endnu ikke tale om ”normale tilstande”, hvorfor en brugerundersøgelse på nuværende tidspunkt muligvis ikke vil give et retvisende billede. Det anbefales derfor, at fase 4 – undersøgelsesfasen planlægges til oktober/november, som skitseret i vedlagte procesplan.

Det foreslås at udvalget afsætter en ramme på maksimalt 150.000 kr. til udarbejdelse af undersøgelsen, der finansieres af det samlede budget på området. Tilbudsgiverne får oplyst den maksimale ramme, hvorfor kvaliteten af de afgivne tilbud vil blive det afgørende parameter i evaluering af tilbud.

Udvalget ønsker oplæg til indhold i brugerundersøgelse med pristilbud på behandling af udvalgets møde i september.

Der var afbud fra Hanne Ringgaard Møller (B).