Punkt 17 Modeller for Rundbuehallens anvendelse

Beslutning om valg af model for anvendelse af Rundbuehallen (tidligere benævnt Fællesværkstedet), Frederiksø 16E.

Direktionen indstiller til Teknik- og Erhvervsudvalgets godkendelse med endelig vedtagelse i Byrådet, at der for Rundbuehallens anvendelse vælges den kommunale udlejningsmodel:

Kommunal udlejningsmodel:

• Rundbuehallen sendes ikke i udbud.
• Bookinger vil blive fordelt af en bookinggruppe med deltagelse af SvendborgEvent, Kultur- og Fritidsafdelingen samt Erhvervskontoret.
• Administrationen af bookinger forbliver ved Havnekontoret, der fører en åben kalender over bookede og ledige dage.
• Takster for brugen af Rundbuehallen fastlægges i takstbladet

Teknik- og Erhvervsudvalget har på møde d. 5. december 2019 tilkendegivet ønske om, at nærværende sag belyses yderligere med hensyn til udbuddet og ønsket sagen genbehandlet på et senere møde. På den baggrund har Økonomiudvalget på møde d. 10. december 2019 besluttet at tilbagesende sagen til Teknik- og Erhvervsudvalget.

På baggrund af ovennævnte, er der indhentet yderligere input fra Udbudsafdelingen og Kultur- og Fritidsafdelingen og arbejdet videre med 2 modeller, som neden for er beskrevet. Direktionen indstiller den kommunale udlejningsmodel, mens Bortforpagtningsmodellen er medtaget som alternativ og med henblik på at belyse fordele og ulemper ved modellerne:

Ad. Kommunal udlejning:

Denne model fastholder den kommunale udlejning af hallen.

Ønsker til anvendelse af hallen vil blive fordelt af en ”bookinggruppe” bestående af SvendborgEvent, Kultur- og Fritidsafdelingen samt Erhvervskontoret.
 

Hensigten er sikre, at hallen fortsat er hele byens eventsted således, at hensynet til kommercielle potentialer balanceres med øvrige hensyn.
 

Administrationen af bookinger forbliver ved Havnekontoret, der fører en åben kalender over bookede og ledige dage.
 

Fordelen ved denne model er, at den er administrativt simpel og umiddelbart fair overfor alle. I øvrigt bemærkes det, at Svendborg Kommune i de kommende år har flere store og betydende arrangementer, hvor Rundbuehallen er tænkt anvendt, herunder følgende:

• Midlertidigt teaterhus for BaggårdTeatret i februar til maj 2021.
• DGI Landsstævne 2021 med afvikling ultimo juni til primo juli 2021.
• European Maritime Days i maj 2024.

Herudover er der allerede bookinger til f.eks. Ollerups 100 års jubilæum, Rollos boksestævne, Bissen, prisfest m.v.

Ved denne model bibeholder kommunen maksimal indflydelse på Rundbuehallens anvendelse, herunder til løbende at disponere over hallens anvendelse. I øvrigt bevarer kommunen muligheden for at sikre den bedst mulige sameksistens mellem et evt. kommende teater på Frederiksø og Rundbuehallen.
 

Ulempen ved modellen er, at kommunen selv står for finansiering af udvikling af hallen samt vedligeholdelse af denne i øvrigt.

Desuden gælder det for modellen, ifølge kommunalfuldmagten, at kun overskudskapacitet må udlejes og i givet fald til markedsværdi og altid omkostningsdækkende.

Ad. Bortforpagtning (alternativ):

Bortforpagtningsmodellen kan kort beskrives således:

• Rundbuehallen sendes i udbud med henblik på at finde en lejer.
• Af de indkomne bud udvælger byrådet lejer af hallen.
• Vilkår om kommunens fulde disponering over op til 90 dage årligt opretholdes. Takster for brug af Rundbuehallen fastlægges i kommunens takstblad.
• De resterende 275 dage disponerer lejer selv fuldt over, herunder prisblad og vilkår.
• Kommunens dispositionsret til de 90 dage delegeres til SvendborgEvent.
• SvendborgEvent fører en åben kalender over bookede og ledige dage.
• Administrationen bemyndiges til gennemførelse af udbud af Rundbuehallen

Denne model er tæt på identisk med den model, som blev godkendt af Byrådet d. 30. april 2019. Forskellen er dog, at kommunens disponering over 90 dage årligt foretages af SvendborgEvent.
Booking sker efter et administrationsgrundlag udarbejdet af Svendborg Event, som skal politisk godkendes. Booking sker gennem SvendborgEvent, der fører en åben kalender over ledige dage.

SvendborgEvent skal ved sin sammensætning af kommercielle, kulturelle og kommunale interessenter sikre en bred interessevaretagelse. Den brede interessevaretagelse skal medvirke til, at der sker en fair, upartisk og alsidig disponering over kommunens 90 dage.

Endvidere skal der ved SvendborgEvents opgave med at håndtere bookinger sikres transparens og åbenhed om, hvilke arrangementer, som bookes i hallen.

Modellen medfører, at lejer har fuld råderet over de resterende 275 dage, hvilket på den ene side skal gøre det muligt for lejer at skabe en bæredygtig forretning, men på den anden side kan betyde, at andre interessenter vil kunne opleve, at de ikke har adgang til Rundbuehallen. Det skønnes dog, at markedskræfterne vil regulere dette forhold, således at der findes et passende prisniveau.

Lejer af hallen findes via et offentligt udbud. Udbudskriterierne vil overordnet være følgende:

1. Udviklingsplan
2. Åben- og mangfoldighed
3. Økonomi

Ved punktet udviklingsplan skal den bydende fremlægge en udviklingsplan for Rundbuehallen, som omhandler ideer, konkrete og mere kortsigtede forslag til udviklingsinitiativer samt også mere langsigtede udviklingsforslag for hallens anvendelse samt anvise finansieringskilder hertil.

Ved punktet åben- og mangfoldighed skal den bydende redegøre for, hvordan den bydende vil sikre størst mulig åben- og gennemsigtighed omkring adgangen til anvendelsen af hallen, herunder i forhold til egne bookinger samt event- og arrangementstyper generelt.

Ved punktet økonomi skal den bydende byde ind med en årlig lejepris udover den i forvejen fastsatte mindstelejepris på kr. 90.000 årligt.

De indkomne bud vil efter udbudsfristen blive fremsendt til først Teknik- og Erhvervsudvalgets og herefter Økonomiudvalgets indstilling og til endelig udvælgelse i Byrådet.

Fordelene ved modellen er således bred interessevaretagelse og åbenhed om bookinger. Endvidere forventes en lejer at ville kunne udvikle og forbedre hallen til glæde for brugerne. Ligeledes vil en lejer have vedligeholdelsespligt.

Ulempen ved modellen er derimod, at kommunens indflydelse på hallens anvendelse begrænses. Kommunens direkte indflydelse vil være begrænset til det reserverede 90 dage årligt.

De overordnede økonomiske konsekvenser vurderes samlet set at være uændret i forhold til tidligere dagsordenspunkt behandlet hhv. d. 30. april 2019 og d. 10. december 2019.

Der er således i dag en årlig lejeindtægt ekskl. moms og forbrug på kr. 89.750 (2019 tal). Dette lejeniveau forventes holdt eller øget ved den kommunale udlejningsmodel.

Ved bortforpagtningsmodellen forventes et højere lejeniveau end det nuværende, da de bydende blandt andet skal byde ind med en mindstelejepris på kr. 90.000 årligt.

Kommunalfuldmagten

Indstillingen godkendt.
 

Afbud: Jens Erik Laulund Skotte (Ø), stedfortræder Jesper Kiel (Ø)

Afbud: René Haahr (V), stedfortræder Lars Erik Hornemann (V)

Indstilles.

Afbud fra Dorthe Ullemose (O). Som suppleant deltog Johan Emil Rasmussen (O).

Godkendt.

Afbud fra Søren Kongegaard (A) og Birger Jensen (V). Som suppleanter deltog Christian Kaastrup (A) og Ulla Larsen (V).