Punkt 2 Fremsendelse af dagsordener til udvalg

Frist for udsendelse af dagsordner til fagudvalgene samt tydeliggørelse af opdeling af sager.

Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler fagudvalgene at godkende forslag om udsendelse af dagsordner til fagudvalgene 5 hverdage før det ordinære møde.

Gruppeformændene har på mødet den 9. december anmodet administrationen om at udarbejde et bud på, hvorledes dagsordensfristerne for fagudvalgene kan fremrykkes, således at politikerne har bedre tid til forberedelse.

Det fremgår af fagudvalgenes forretningsorden, at dagsordenen udsendes senest 4 hverdage inden et ordinært møde afholdelse (jf. Styrelseslovens §8, stk. 4). Ved beregningen af fristen for udsendelse regnes lørdag som en hverdag, og dagen for mødets afhol­delse medregnes ikke i fristen.

I forlængelse heraf foreslås det, at dagsordenerne til fagudvalgene udsendes senest 5 hverdage inden afholdelse af møde i fagudvalget. Derved sikres tilstrækkelig og kvalificeret sagsforberedende tid til udarbejdelse af dagsordenpunkterne og en unødvendig forøgelse af antallet af tillægsdagsordner undgås.

Endvidere vil administrationen arbejde for, at tydeliggøre opdeling af sagerne således at:

• A-sager: afgøres i fagudvalget
• B-sager: afgøres i Økonomiudvalget
• C-sager: afgøres i Byrådet

Dette gøres ved, at der tilføjes et felt i dagsordenpunktet, hvori der skrives hvor sagen afgøres. Eksempel kan ses i vedlagt bilag.

Lov om kommunernes styrelse

Økonomiudvalget anmoder fagudvalgene om at ændre deres forretningsordener, således fagudvalgenes dagsordener udsendes senest 6 hverdage før udvalgsmøderne.