Punkt 3 Opsamling på politisk temadag

Direktionen indstiller,

• at udvalget drøfter opfølgning på byrådets temadag.

Der blev i februar afholdt en politisk temadag, hvor byrådets samarbejde og samarbejde med administrationen blev drøftet.

På baggrund af byrådets temadag fremsendes nedenstående til udvalgenes behandling:

1. Drøftelse af sagsindsigt – spørgsmål og analyser, jf. nedenstående uddrag fra udvalgenes forretningsorden.

§8 Administrationen besvarer enkelthenvendelser, såfremt det skønnes foreneligt med administrationens ressourcer. Er henvendelsen mindre ressourcekrævende kan det iværksættes og besvares, og der sendes kopi til pågældende udvalg, såfremt det skønnes relevant.

Stk. 2 Spørgsmål fra byrådsmedlemmer til administrationen rettes til vedkommende direktør eller afdelingschef. Hvis byrådsmedlemmers spørgsmål kan besvares, sendes kopi af svaret til pågældende udvalg, såfremt det skønnes relevant.

Stk. 3 Hvis spørgsmålet ikke kan besvares, for eksempel på grund af det ressourcetræk en besvarelse afføder, orienteres om, at spørgeren kan sende spørgsmålet til behandling i det relevante fagudvalg.

§ 9. Spørgsmål besvares så vidt muligt af den relevante direktør eller afdelingschef indenfor 10 arbejdsdage.

Stk. 2 Kompleksiteten af besvarelsen af et spørgsmål kan dog medføre en længere svartid. Den pågældende direktør eller afdelingschef orienterer i så fald spørgeren om forventet tidspunkt for besvarelse af spørgsmålet.

2. Brug af standsningsretten og evt. muligheden for 2. behandling af sager drøftes.

Lov om kommunernes styrelse § 23:” Ethvert medlem af et udvalg kan standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at han ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget.”

3. Orientering om kommende større sager sker under orientering på udvalgsmøderne.

Der ud over arbejder der videre med:

• En løbende afprøvning af forskellige metoder ved afholdelse af konfliktfyldte borgermøder.
   
• Et vedvarende fokus på at sagsfremstillingerne ikke er for tunge. Og at bilagsnavne er mere sigende.
   
• At gruppeformandsmøder fastholdes og referater sendes til hele Byrådet samt afholdes af et årligt arrangement for Byrådet.
   
• En årlig evaluering af arbejdet i udvalgene og samarbejdet med direktionen.

Ingen.

Lov om kommunernes styrelse.

Drøftet. Forretningsordenen fastholdes uændret. Udvalget præciserer, at gruppeformandsmøderne ikke er et besluttende organ. På gruppeformandsmøderne drøftes nye emner/temaer, men sager, der vedrører et fagudvalg, behandles og besluttes altid i fagudvalget.

Der var afbud fra Per Nykjær Jensen (V) og Hanne Ringgaard Møller (B). Som suppleant for Per Nykjær Jensen deltog Mette Kristensen (V).

Drøftet.

Udvalget ønsker at præcisere, at gruppeformandsmøderne ikke er et besluttende organ.

På Gruppeformandsmøder drøftes nye emner/temaer, men sager der vedrører et fagudvalg behandles og besluttes altid i fagudvalget.

Morten S. Petersen (løsgænger) var fraværende

Drøftet.

Forretningsordenen fastholdes uændret. Udvalget præciserede, at gruppeformandsmøderne ikke er et besluttende organ. På gruppeformandsmøderne drøftes nye emner/temaer, men sager, der vedrører et fagudvalg, behandles og besluttes altid i fagudvalget.

Der var afbud fra Susanne Gustenhoff (Ø). Som suppleant deltog Jens Erik Laulund Skotte (Ø).

Forretningsorden fastholdes uændret, men det præciseres, at gruppeformandsmøderne ikke er et besluttende organ.

På gruppeformandsmøderne drøftes nye emner/temaer, men sager der vedrører et fagudvalg behandles og besluttes altid i fagudvalget.