Punkt 8 Facility Management/Fælles ejendomscenter

Beslutningstema

Beslutning om etablering af et fælles ejendomscenter.

Sagsfremstilling

Direktionen besluttede på deres møde den 7. juni 2012 et kommissorium for arealeffektivisering og styring af kommunale ejendomme. I kommissoriet står blandt andet, at formålet med nedsættelse af en arbejdsgruppe er at få belyst, hvordan opgaver kan organiseres samt hvilke opgaver en ejendomsenhed kan indeholde.

Efterfølgende blev der i forbindelse med vedtagelse af budget 2013 besluttet, at etablere en fælles enhed til varetagelse af lokale- og arealadministration med en besparelse på 1 mio. kr. fra 2014.

På baggrund af disse beslutninger har der været nedsat en tværgående administrativ arbejdsgruppe, som blandt andet på baggrund af input fra andre kommuner og konsulentfirmaer har belyst mulige modeller og rationaler ved etablering af et fælles ejendomscenter - se vedlagte med forslag til organisering af det fælles ejendomscenter. Arbejdsgruppen har valgt at fokusere overordnet på de opgaver, som kan ligge i et fælles ejendomscenter. Der er en beskrivelse af, hvor opgaverne løses på nuværende tidspunkt samt en beskrivelse af fordele, ulemper og snitflader i forhold til at indgå i et fælles ejendomscenter. Efterfølgende er et økonomisk potentiale beskrevet. Arbejdsgruppen anbefaler et fælles ejendomscenter med udgangspunkt i Facility Management modellen.

Styrker/svagheder ved etablering af et fælles ejendomscenter med udgangspunkt i Facility Management modellen:

Direktionens behandling:

Arbejdsgruppens rapport og indstilling til et fælles ejendomscenter blev behandlet i direktionen den 14. februar 2013. Ud fra et økonomisk, fagligt og kvalitetsmæssigt synspunkt besluttede direktionen, at indstille et fælles ejendomscenter med nedenstående opgaver: 

• At etablere et fælles ejendomscenter indeholdende opgaver fra kategorierne: administrative funktioner, servicefunktioner og ressourcer jf. nedenstående:

• At et fælles ejendomscenter placeres under Økonomiudvalget. 

• At der spares 2 mio. kr. fra 2014, inklusiv den budgetlagte besparelse på 1 mio. kr. Etablering af enheden forventes i øvrigt at understøtte udmøntning af besparelser på f.eks. indkøbsområdet.

Yderligere i forhold til rengøring, borgerbefordring og øvrige:

Rengøring

I forbindelse med drøftelser om prisafprøvning af kommunale opgaveområder besluttede Økonomiudvalget i maj 2010 at rengøring ikke skal konkurrenceudsættes. Efterfølgende blev det i marts 2012 besluttet, at igangsættes en analyse af kommunens samlede rengøring, dvs. både rengøring i eget regi og udliciteret rengøring.

Analysen blev udarbejdet i efteråret 2012 og forelagt Byrådet i januar 2013. Ved behandling af analysen besluttede Byrådet, at rengøringsanalysen skal suppleres med en vurdering af fordele og ulemper ved at insource rengøringsopgaverne og løse disse centralt i et fælles ejendomscenter, idet det i budgetforliget for 2013 er aftalt, at der fra 2014 skal etableres et ejendomscenter, med det formål at finde effektiviseringer på kommunens samlede arealadministration. Der ønske således et grundlag for at vurderer den fremtidige løsning af rengøringsopgaven i sammenhæng med beslutningen om at etablere et ejendomscenter.

Yderligere belysning af rengøringsområdet er beskrevet i vedlagte notat ”Ejendomscenter og organisering af kommunal rengøring”.

Borgerbefordring

En af de opgaver, der efter forslaget placeres i ejendomscentret, er befordring eller borgerrelateret kørsel. Som led i budgetlægningen for 2014 er der gennemført en budgetanalyse at kommunens borgerrelaterede kørsel, d.v.s. kollektiv trafik, lukket skolekørsel, kørsel af handicappede, dagcenterkørsel m.m. Analysen skitserer 3 alternative modeller med forskellig organisering og grader af koordinering af kørsel og kørselsplanlægning.

Direktionen anbefaler en samlet, overordnet koordination af kørsel via et ”kørselskontor” i tilknytning til det fælles ejendomscentret med henblik på synergi og effektiviseringer af den borgerrelaterede kørsel. Direktionen gør dog opmærksom på, at der kan være elementer i den borgerrelaterede kørsel, som bedst håndteres i de enkelte direktørområder.

Direktionen har sendt analysen af befordring til høring i berørte afdelinger med henblik på en kvalificering af beslutningsgrundlaget – analogt den verserende proces om det fælles ejendomskontor.

Når høringen er afsluttet vil direktionen komme med en indstilling, der kan indgå i arbejdet med ejendomsenheden og budgetlægningen for 2014.

Det bemærkes, at befordringsområdet drøftes i de aktuelle forhandlinger om kommunernes økonomi og at der her kan komme et resultat, der dikterer en bestemt model for den kommunale befordring.

Øvrige

Byrådet godkendte den 2. april 2013 en sammenlægning af direktørområderne: Kultur, Plan og Udvikling samt Miljø og Teknik. I forbindelse med den administrative tilpasning er der tilført opgaver til det fælles ejendomscenter/direktørområdet Økonomi, som ikke har været i høring. Det drejer sig om følgende: Kontaktcenter for fælleskommunale selskaber, Hegnsyn, Ø-udvalg, Kollektiv trafik, Facilitering af havn samt beredskab og indsats ledelse. Der er ikke foretaget høring af denne omplacering af opgaver. Dette ændrer ikke ved opgavefordelingen i de politiske udvalg, hvilket indebærer, at det fælles ejendomscenter på nogle sagsområder referer til Erhvervs-, Beskæftigelses- og Kulturudvalget og Miljø-, Klima- og Trafikudvalget.

Høring og præmisser: 

Ovenstående model for et fælles ejendomscenter har været drøftet på et møde med de relevante faglige organisationer og de var positive overfor modellen. Ligeledes har modellen for et fælles ejendomscenter været i bred høring i organisationen og der er kommet 55 høringssvar (se vedlagte høringssvar). På baggrund af høringsrunden har der efterfølgende været en 2. runde, hvor der lokalt har været en nærmere dialog om, hvilke præmisser som kunne lægges til grund for etablering af et fælles ejendomscenter. På baggrund af høringssvar og 2. runde er følgende præmisser for etablering af et fælles ejendomscenter udarbejdet:

• I forbindelse med etablering af et fælles ejendomscenter vil der blive set på Svendborg Kommune som en koncern - det vil sige fokus på helheden. Der er kommunale ejendomme som ikke har en tidssvarende vedligeholdelse. Der vil i det fælles ejendomscenter blive sat fokus på at opnå en harmonisering af vedligeholdelsesniveauet af kommunens bygninger. Endvidere vil der blive sat fokus på at få en optimal udnyttelse af de ejendomme kommunen ejer i dag også set i forhold til de lokaler som kommunen lejer sig ind i.
• Endvidere kan det nævnes, at der har været en bekymring i forhold til centralisering af det tekniske servicepersonale m.fl., hvor der er risiko for at miste det lokale ejerskab og kendskab til de lokale institutioner. For at sikre bevarelse af medarbejdernes lokale kendskab og tilknytning til bygningerne/arealerne vil en præmis være, at de nuværende tekniske servicemedarbejdere m.fl. og rengøring så vidt muligt har base på de nuværende institutioner eller en institution i lokalområdet. Medarbejderne vil fra ”basen” også udføre arbejde i bygninger/på arealer i lokalområdet.

• En præmis i forbindelse med etablering af det fælles ejendomscenter er, at de decentrale institutioner inddrages i arbejdsgrupperne/drøftelser omkring de fremadrettede arbejdsgange. Arbejdsgangene skal være let og adræt.
• Der etableres teams/grupper i lokalområderne, som hjælper hinanden på tværs i lokalområdet for at skabe større fleksibilitet og større brug af individuelle kompetencer.
• Det vil være en præmis, at det fælles ejendomscenter har ansvaret for og tilser alle kommunens bygninger også i perioder, hvor disse står tomme.
• Fremadrettet vil det fælles ejendomscenter være ansvarlig for at sikre tilstrækkelige jobs med passende indhold til ansatte på særlige vilkår/støttet beskæftigelse. Det vil blandt andet sige i funktioner, hvor der i dag sker aktivering af forsikrede ledige samt aktivering og arbejdsprøvning af kontanthjælpsmodtagere m.fl. vil der fremadrettet fortsat være mulighed for dette.

Se de øvrige og uddybende præmisser i vedlagte opsamling på høring og præmisser.

Hvis det fælles ejendomscenter besluttes politisk er det væsentligt og meget afgørende, at der politisk er opbakning til det fælles ejendomscenter i hele etableringsfasen. Dette for at sikre den bedst mulige implementeringsproces samt succes for det fælles ejendomscentret.

Økonomiske konsekvenser

Der indarbejdes en besparelse på 2 mio. incl. den budgetlagte besparelse på 1 mio. kr. fra budget 2014.

Indstilling

Direktionen indstiller,

• at der etableres et fælles ejendomscenter med administrative funktioner samt teknisk service og ressourcer. Centret forventes i drift 1/1 2014 og med en fuld implementering i løbet af 2014.
• at implementeringen sker på baggrund af de vedlagte præmisser.
• at det fælles ejendomscenter placeres under Økonomiudvalget.
• at der indarbejdes en besparelse på 2 mio. incl. den budgetlagte besparelse på 1 mio. kr. fra budget 2014.
• at den nuværende fordeling mellem egen og udliciteret rengøring fastholdes, men genvurderes i foråret 2015, når der er indhøstet erfaringer med drift af opgaven i det fælles ejendomscenter og når nuværende eksterne kontrakter udløber.
• at der efter høring om borgerbefordring fremsendes en indstilling, der kan indgå i arbejdet med ejendomsenheden og budgetlægningen for 2014.

Beslutning i Økonomiudvalget den 18-06-2013

Indstilles. V kan dog ikke tiltræde, at den nuværende fordeling mellem egen og udliciteret rengøring fastholdes (pind 5 i indstillingen).

Lise-lotte Tilsted (V), Bruno Hansen (F) og Jørgen Lundsgaard (I) var fraværende.

Beslutning i Byrådet den 25-06-2013

Godkendt. V, C, I og Bjarne Hansen kan dog ikke tiltræde, at den nuværende fordeling mellem egen og udliciteret rengøring fastholdes (pind 5 i indstillingen).

Liste O er imod.