Forretningsorden og vedtægter

§1

Forsamlingshusudvalget vælger et forretningsudvalg (3-4 personer) for en 4-årig periode, svarende til den kommunale valgperiode. Forretningsudvalget konstituerer sig selv med formand, næstformand og sekretær.
Udtræder et medlem i løbet af perioden, foretages suppleringsvalg på førstkommende Forsamlingshusudvalgsmøde.

§2

Mødeplan for det kommende år vedtages på årets sidste møde i Forsamlingshusudvalget.

Der afholdes møde i Forsamlingshusudvalget minimum 4 gange årligt.
Møderne fordeler sig således:

Marts/april

Juni (sommermøde)

September

November/december (julemøde)

Møderne afholdes på skift mellem husene. Alle møder starter kl. 17.00

§3

Materiale i form af dagsorden, referat, bilag m.m. sendes til den mailadresse, som det enkelte forsamlingshus har angivet som kontaktmail.
Har et medlem forfald til enkeltmøder, er det medlemmets ansvar at indkalde og videresende dagsorden til stedfortræderen.

Det enkelte forsamlingshus er ansvarlig for at informere relevante bestyrelsesmedlemmer om de beslutninger, der er truffet i Forsamlingshusudvalget.

Formanden/dennes stedfortræder for det enkelte hus kan til enhver tid kontakte Forretningsudvalget for yderligere informationer og/eller opklarende spørgsmål.

§4

Forretningsudvalget fastsætter dagsordenen for møderne og sender den til medlemmerne senest 6 hverdage før mødet.

Hvis et medlem ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal dette meddeles Forretningsudvalget senest 10 hverdage før mødets afholdelse.

§5

Formanden leder mødet. I formandens fravær ledes mødet af næstformand eller sekretær.

Hvis ingen medlemmer af forretningsudvalget er til stede, skal formanden forinden mødet aftale med et medlem af Forsamlingshusudvalget om at lede mødet.

På hvert møde udfærdiges referat, hvoraf det fremgår hvilke huse der har deltaget, og hvori Forsamlingshusudvalgets beslutninger indføres.  Enhver mødedeltager er berettiget til kort at få sin afvigende mening indført i referatet.
Referatet sendes efter hvert møde til Forsamlingshusudvalgets medlemmer.

Referatet godkendes som punkt 1 på dagsordenen på det efterfølgende møde.

Forretningsudvalget har ansvaret for at udvalgets beslutninger udføres.

§6

Forretningsudvalget administrerer de økonomiske puljer (Renoveringspuljen og Kulturpuljen) i henhold til de vedtagne retningslinjer. Forsamlingshusene sender løbende ansøgninger, som screenes af administrationen i Kultur og Fritid for eventuelle opklarende spørgsmål inden de sendes til Forretningsudvalget.

Forretningsudvalget gennemgår ansøgningerne til deres udvalgsmøde 4 gange om året.

Godkendte ansøgninger forelægges efterfølgende sammen med en opgørelse over forbrug af puljerne til orientering i Forsamlingshusudvalget.

Retningslinjer, procedure og tidsfrister for ansøgninger findes på: www.svendborg.dk/for-forsamlingshuse

§7

Ændringer i nærværende Forretningsorden skal vedtages af Forsamlingshusudvalget i Svendborg Kommune

§1 Navn

Udvalgets navn er FORSAMLINGSHUSUDVALGET. Udvalget er hjemmehørende i Svendborg Kommune.

§2 Formål

Forsamlingshusudvalgets formål er at virke som koordinerende organ og løse opgaver, der er fælles for forsamlingshusene i Svendborg Kommune.

Forsamlingshusudvalget skal være bindeled mellem forsamlingshusene og Kommunalbestyrelsen/Kultur- og Fritidsudvalget i fælles spørgsmål såvel økonomiske som administrative og skal medvirke til en effektiv koordinering af disse.

§3 Optagelse

Ordningen omfatter følgende:

 

• Aktivhuset i Lundeborg
• Bjerreby Forsamlingshus
• Brudager Forsamlingshus
• Brændeskov Forsamlingshus
• Drejø Forsamlingshus
• Egense Forsamlingshus
• Gudbjerg Forsamlingshus
• Kirkeby Forsamlingshus
• Hjortø Forsamlingshus
• Ollerup Forsamlings- og Aktivitetshus
• Skarø Forsamlingshus
• Stenstrup Forsamlingshus
• Thurø Forsamlingshus
• Tved Forsamlingshus
• Tåsinge Forsamlingshus
• Ulbølle Forsamlingshus
• Vejstrup Forsamlingshus
• Vester Skerninge Forsamlingshus
• Vormark Forsamlingshus
• Øster Skerninge Forsamlingshus
• Hjortø Forsamlingshus
• Åbyskov Forsamlingshus

Optages kan alle foreningsejede huse, som opfylder kriterierne som værende et forsamlingshus i lokalområdet.

§4 Ledelse

Forsamlingshusudvalget består af de til enhver tid siddende formænd for forsamlingshusene, eventuelt ved stedfortræder. Derudover et medlem fra Kultur- og Fritidsudvalget og en repræsentant udpeget af Folkeoplysningsudvalget.

En repræsentant fra Kultur- og Fritidsafdelingen deltager i møderne.

Forsamlingshusudvalget vælger selv sin formand, næstformand og sekretær. 

Disse udgør samtidig forretningsudvalget.

Valgene følger den kommunale valgperiode.

Forsamlingshusudvalget udøver sin virksomhed i møder, der afholdes mindst 4 gange om året.

Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Alle beslutninger træffes ved simpelt flertal.

Der føres protokol, hvori Forsamlingshusudvalgets beslutninger indføres. Protokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Referat udsendes til Forsamlingshusudvalgets medlemmer.

Enhver mødedeltager er berettiget til kort at få sin afvigende mening indført i beslutningsprotokollen.

Forsamlingshusudvalget står til ansvar over for Kommunalbestyrelsen.

Forretningsudvalget

Forretningsudvalget sørger for, at alle de beslutninger, Forsamlingshusudvalget har vedtaget, føres ud i livet, ligesom man på Forsamlingshusudvalgets vegne tager stilling i sager, man af tidsmæssige årsager ikke kan nå at forelægge for Forsamlingshusudvalget.

Referat af forretningsudvalgets beslutninger udsendes til forsamlingshusudvalgets medlemmer.

Forretningsudvalget udarbejder en forretningsorden, der forelægges til godkendelse i Forsamlingshusudvalget.

§5 Opgaver

• Udarbejde indstilling til hvordan afsatte økonomiske midler kan fordeles
• Administrerer bevillinger af afsatte økonomiske puljer
• Eventuelt iværksætte fælles markedsføring
• Eventuelt etablere kursusvirksomhed for bestyrelsesmedlemmer
• Medvirke til udvikling af nye måder at bruge husene på
• Øge samarbejdet mellem husene via netværksdannelse
• Arbejde med fælles ansøgninger til fonde både vedrørende kulturelle arrangementer og mere konkrete tiltag som renovering og vedligehold.

§6 Vedtægtsændringer

Ændringer i nærværende vedtægt kan kun godkendes af Svendborg Kommunalbestyrelse.