Forretningsorden for Folkeoplysningsudvalget

I henhold til Folkeoplysningsloven skal Kommunalbestyrelsen nedsætte et §35, stk. 2 udvalg.

Kommunalbestyrelsen besluttede på møde den 20. december 2012 at nedsætte et § 35, stk. 2 udvalg.
Navnet på udvalget er Folkeoplysningsudvalget.

Svendborg Byråd har på møde den 20. december 2011 vedtaget at delegere kompetence for hele folkeoplysningslovens område til udvalget pr. 1. januar 2012, bortset fra fastsættelse af den samlede budgetramme for Folkeoplysningen i Svendborg Kommune.

Folkeoplysningsudvalget refererer politisk til det udvalg der har ansvaret for området i henhold til Svendborg Kommunes styrelsesvedtægt, Kultur- og Fritidsudvalget.

Stk. 2.

Folkeoplysningsudvalget arbejder i relation til folkeoplysningslovens bestemmelser, de kommunalt vedtagne retningslinjer for området samt de tildelte økonomiske rammer.

Folkeoplysningsudvalget består af 15 medlemmer med følgende sammensætning:

1. 3 medlemmer valgt af Kommunalbestyrelsen blandt dets medlemmer
2. 4 medlemmer godkendes af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Samrådet for Folkeoplysning i Svendborg.
3. 6 medlemmer godkendes af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Svendborg Idrætssamvirke (SIS)
4. 1 medlem godkendes af Kommunalbestyrelsen efter indstilling fra Børne- og Ungdomsorganisationernes Samråd (BUS)
5. 1 medlem fra Øvrige Foreninger, der ikke er tilhørende de i § 2, pkt. 2-4, og Selvorganiserede Grupper, der har fået lokaler stillet til rådighed eller modtaget tilskud via Folkeoplysningsloven godkendes af Kommunalbestyrelsen efter afholdelse af offentligt valgmøde.

Stk. 2

For hvert af de i § 2, pkt. 1-5 indstillede medlemmer til Folkeoplysningsudvalget indstilles samtidig en personlig stedfortræder for alle indstillede.

Medlemmer af Folkeoplysningsudvalget vælges for en 4-årig periode, svarende til den kommunale valgperiode.

Stk. 2

Valgregler:

1. Kommunalbestyrelsen vælger på det konstituerende møde 3 medlemmer og 3 stedfortrædere
2. Samrådet for Folkeoplysning i Svendborg indkalder inden udgangen af november måned i valgåret deres medlemsforeninger til valgmøde.
   
   På valgmødet vælges 4 medlemmer og 4 stedfortrædere.
   Valgbare er aktive medlemmer fra Samrådets foreninger. 
3. Svendborg Idræts Samvirke (SIS) indkalder inden udgangen af november måned i valgåret deres medlemsforeninger til valgmøde.
   
   På valgmødet vælges 6 medlemmer og 6 stedfortrædere.
   Valgbare er aktive medlemmer fra SIS’s foreninger.
4. Børne- og Ungdomsorganisationernes Samråd (BUS) indkalder inden udgangen af november måned i valgåret deres medlemsforeninger til valgmøde.
   
   På valgmødet vælges 1 medlem og 1 stedfortræder.
   Valgbare er aktive medlemmer af BUS’s foreninger.
5. Folkeoplysningsudvalget indkalder/annoncerer i Ugeavisen i oktober måned i valgåret til valgmøde for Øvrige Foreninger/selvorganiserede grupper, der har fået lokaler stillet til rådighed eller modtaget kommunalt tilskud via Folkeoplysningsloven.
   
   På valgmøde vælges 1 medlem og 1 stedfortræder.
   Valgbare er aktive medlemmer af ovennævnte grupper.

Såfremt de indstillingsberettigede foreninger under 2), 3) og 4) ikke kan opnå enighed om, hvem der skal være medlem og stedfortræder i Folkeoplysningsudvalget, udpeger Kommunalbestyrelsen såvel medlem og stedfortræder på baggrund af de opstillede personer.

Stk. 3

Såfremt der ikke kan opnås valg af alle medlemmer og stedfortrædere på de enkelte områder, kan Folkeoplysningsudvalget beslutte at fortsætte perioden ud med vakante poster.

Et medlem kan til enhver tid anmode Kommunalbestyrelsen om at udtræde af udvalget. Såfremt dette bevilges, indtræder stedfortræderen i resten af valgperioden.

Stk. 2

Et medlem kan til enhver tid anmode Kommunalbestyrelsen om orlov fra udvalget. Såfremt dette bevilges, indtræder stedfortræderen i orlovsperioden.

Stk. 3

Såfremt der ikke er er opnået valg af stedfortræder på det enkelte område, kan Folkeoplysningsudvalget beslutte at fortsætte perioden ud med vakante poster.

Folkeoplysningsudvalget vælger selv sin formand og næstformand.

Folkeoplysningsudvalget afholder møder for lukkede døre.
Såfremt forhold taler derfor, kan formanden beslutte, at møder afvikles digitalt.

Stk. 2

Mødeplan for kommende år vedtages senest på udvalgets møde i december måned.

Stk. 3

Formanden bestemmer tid og sted for møderne.
Folkeoplysningsudvalget afholder normalt møde en gang om måneden med undtagelse af juli måned, eller så ofte formanden eller 3 medlemmer finder det nødvendigt.

Stk. 4

Har et medlem forfald til enkeltmøder, er det medlemmets ansvar at indkalde og videresende dagsorden til stedfortræderen.

Stk. 5

Hvis et medlem er inhabil i forhold til en bestemt sag, kan medlemmet ikke deltage i behandlingen af punktet og må forlade mødet under behandlingen af sagen.
Det er medlemmets pligt selv at gøre opmærksom på mulig inhabilitet.
I særlige tilfælde kan stedfortræderen indtræde til behandling af sagen.

Formanden fastsætter dagsordenen for møderne og sender den til medlemmerne senest 4 hverdage før mødet.

Stk. 2

Såfremt et medlem ønsker et punkt optaget på dagsordenen, skal dette meddeles formanden/udvalgets sekretær senest 10 hverdage før mødets afholdelse.

Stk.3

Formanden leder forhandlingerne og sørger for at beslutningerne indføres i beslutningsprotokollen.
Ethvert af udvalgets medlemmer kan forlange afvigende meninger kort tilført beslutningsprotokollen.

I formandens fravær leder næstformanden mødet.

Såfremt både formand og næstformand er fraværende, skal formanden forinden mødet aftale med et af medlemmerne i udvalget om at lede mødet.

Ved hvert mødes afslutning underskrives protokollen af mødets deltagere.

Stk. 4

Folkeoplysningsudvalgets formand har ansvaret for, at udvalgets beslutninger udføres.

Folkeoplysningsudvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2

Folkeoplysningsudvalgets beslutninger træffes ved stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende.

Kultur og Fritid har sekretariatsfunktion for Folkeoplysningsudvalget og deltager i Folkeoplysningsudvalgets møder med 1 repræsentant uden stemmeret.

Stk. 2

Folkeoplysningsudvalget kan indkalde andre kommunale medarbejdere eller andre relevante personer til drøftelse af særlige spørgsmål.

Formanden modtager honorar for sit virke i henhold til Styrelsesvedtægten for Svendborg Kommune.