Oplysningspligt skole

Svendborg Kommunes folkeskoler benytter Google Workspace for Education som en af de centrale digitale platforme i undervisningen. Eleverne introduceres løbende til anvendelsen af kernetjenesterne i platformen, såsom tekstbehandling, regneark og præsentationsværktøjer, og de anvender disse i forbindelse med opgaveløsning og samarbejde i undervisningen.

Som led i den digitale dannelse undervises eleverne desuden i ansvarlig adfærd på internettet – herunder i reglerne for databeskyttelse og korrekt håndtering af personoplysninger.

Skolen stiller nødvendigt udstyr til rådighed, hvilket kan omfatte eksempelvis Google Chromebook, iPad eller pc.

Platformen er opsat således, at brugen af kernetjenester i Google Workspace og Google Chromebook sker i overensstemmelse med Datatilsynets retningslinjer, herunder med fokus på at undgå unødig videregivelse af personoplysninger.

Adgangen til Googles sekundære tjenester – såsom Google Maps, Google Earth og YouTube – er som udgangspunkt deaktiveret for elevkonti. Der kan dog være adgang til YouTube-videoer, der er indlejret via undervisningsportaler som f.eks. Meebook eller skolens egne digitale materialer. I disse tilfælde deles ingen identificerbare oplysninger med Google, og eleverne har ikke mulighed for at kommentere, dele eller vurdere indholdet.

Det er derfor vigtigt at understrege, at en Google-konto i skolesammenhæng IKKE er det samme som en privat Google-konto. Herunder beskrives kort de vigtigste forhold:

• Elevens konto og tilhørende data er som udgangspunkt kun tilgængelige for eleven selv. Ønskes dokumenter delt med andre, skal eleven selv aktivt give adgang.
• Ved forsøg på deling med eksterne modtagere uden for skolens Google-domæne, modtager eleven en automatisk advarsel.
• Google har ikke ejerskab over elevens data. Både elev og forældre har til enhver tid ret til at tilgå de dokumenter og oplysninger, der er gemt i systemet.
• Når eleven forlader skolen, slettes kontoen og alle tilhørende data, automatisk efter tre måneder.
• Google Workspace for Education er reklamefri og anvendes ikke til markedsføring eller videresalg af data.
• Løsningen overholder kravene i EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og er konfigureret med henblik på at beskytte elevens oplysninger bedst muligt.

Når dit barn er elev på en folkeskole i Svendborg Kommune, behandler vi personoplysninger om dig og dit barn for at kunne administrere og understøtte skolegangen. Nedenfor informerer vi dig om, hvordan vi behandler disse oplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 13.

1. Vi er dataansvarlige – hvordan kontakter du os?

Svendborg Kommune
Telefon: 62 23 30 00
Mail: DBR@svendborg.dk
CVR-nr.: 29189730

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren (DPO)

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af personoplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO) David Ulrik Kristiansen:

Telefon: 43 14 09 41

Mail: DPO@svendborg.dk

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

• Indskrivning og administration af skolegang
• Pædagogisk og faglig opfølgning
• Overgange (dagtilbud → skole, skole → skole)
• Samarbejde med øvrige fagområder
• Statistik og ledelsesinformation
• Kommunikation med forældre
• Lovpligtig dokumentation, fx meddelelsesbog

4. Retsgrundlag for behandlingen

Behandlingen sker på baggrund af:

• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsopgave)
• Artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke, fx billeder)
• Artikel 9, stk. 2, litra g (vigtige samfundsinteresser)
• Databeskyttelseslovens §§ 7–8
• Folkeskoleloven, Dagtilbudsloven og anden relevant lovgivning

5. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler fx følgende oplysninger:

• Navn, adresse, CPR-nummer
• Kontaktoplysninger (forældre og værger)
• Familieforhold, modersmål
• Helbredsoplysninger (hvis nødvendigt)
• Faglige og sociale oplysninger
• Billeder, video og brugerdata
• Brugsdata fra digitale læringsplatforme

6. ”Google Workspace for Education” i Svendborg Kommune

Svendborg Kommunes folkeskoler anvender Google Workspace for Education (GWfE) som digital læringsplatform. Eleverne bruger bl.a. tekstbehandling, regneark og præsentationsværktøjer i undervisningen.

• Google Workspace for Education er reklamefri og adskilt fra private Google-konti.
• Visse Google-tjenester (som YouTube, Maps) er begrænset eller frakoblet.
• Elevernes dokumenter og data deles kun, hvis eleven aktivt vælger det.
• Elevernes konti slettes, når de forlader skolen.
• Google må ikke anvende data til markedsføring eller videresalg.
• Vi anvender kun Google Workspace for Education under sikre rammer og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

7. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi kan dele oplysninger med:

• Andre forvaltninger i kommunen
• Undervisningsministeriet
• Tolkebureauer og transportfirmaer
• Forskningsprojekter/statistik
• PPR, skolefotograf, kirken, m.v.
• Skoler ved skoleskift
• IT-leverandører og databehandlere

8. Overførsel til tredjelande

Svendborg Kommune anvender leverandører som kan overføre data til lande uden for EU/EØS, herunder Google Workspace for Education. Overførslen sker med udgangspunkt i EU-Kommissionens standardbestemmelser og/eller Data Privacy Framework.

9. Hvor stammer oplysningerne fra?

Vi indsamler oplysninger fra:

• Eleven og forældrene selv
• Dagtilbud, skoler, sundhedsvæsenet
• Folkeregisteret, pladsanvisningen
• Andre offentlige myndigheder

10. Opbevaring af personoplysninger

Vi opbevarer oplysninger i overensstemmelse med arkiv- og forvaltningslovgivningens krav.

Eksempler:

• Almindelige oplysninger slettes efter skoleophør og afsluttede forpligtelser
• Økonomidata opbevares i op til 5–15 år
• Eksamensbeviser opbevares til evig tid

11. Samtykke

Hvis vi behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke (fx billeder), kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage ved at kontakte skolens ledelse. Tilbagetrækning påvirker ikke tidligere lovlig behandling.

12. Dine rettigheder

Du har ret til:

• Indsigt i de oplysninger vi har om dig
• At få urigtige oplysninger rettet
• At få slettet oplysninger i særlige tilfælde
• At få behandlingen begrænset
• At gøre indsigelse mod behandlingen
• At få dine oplysninger overført (dataportabilitet, i visse tilfælde)

Læs mere på www.datatilsynet.dk 

13. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling.
Læs mere på https://www.datatilsynet.dk/borger