Et byrådsmedlem kan vælge at modtage erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. I så fald reduceres det faste vederlag. Valget foretages forud for og med virkning for ét regnskabsår ad gangen.
Hvor der efter særlovgivningen ydes særskilt vederlæggelse til et byrådsmedlem for varetagelse af hverv i bestyrelser, kommissioner, udvalg mv., kan der ikke samtidig af kommunen udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for hvervet som formand eller næstformand i et stående udvalg, når der ydes særskilt vederlag herfor.
Der kan maksimalt pr. dag udbetales det femdobbelte af det diætbeløb, som indenrigsministeren fastsætter for møder af ikke over 4 timers-varighed.
Når et byrådsmedlem vælger erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, har medlemmet ret til erstatning i forbindelse med deltagelse i møder, kurser, seminarer mv., jf. styrelsesloven § 16, stk. 1, litra a-f. De nærmere regler herfor gennemgås nedenfor:
§ 16, stk. 1, litra a
Deltagelse i møder i byrådet og dennes udvalg samt underudvalg
Der kan udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, hvis følgende mødebetingelser er opfyldt:
- Der har været afholdt et møde, hvortil alle medlemmer af det pågældende organ har været indkaldt (behøver ikke at være mødt op).
- Der har fundet en forhandling sted.
- Der er truffet en beslutning, eller der har i hvert fald været mulighed for at træffe en beslutning.
Møder mellem to eller flere udvalg (fællesmøder) er omfattet af litra a.
Der er ikke hjemmel til udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for:
- Mødeforberedelse.
- Formøder.
- Møder med administrationen.
- Møder med borgmester.
- Møder i de politiske grupper.
Spørgsmålet om, hvor længe et møde varer, afhænger bl.a. af, hvor længe der på mødet behandles emner på dagsordenen og i tilknytning hertil. Det sker ikke sjældent, at et møde varer længere end berammet, og at det derfor er nødvendigt at fortsætte forhandlingerne både under og efter en spisepause. Denne uformelle del af mødet vil således medgå til den samlede mødetid. Hvis mødet er afsluttet inden en eventuel frokost eller middag (som eksempelvis byrådets møder), indgår frokosten eller middagen ikke i den samlede mødetid.
16, stk. 1, litra b
Deltagelse i møder i forbindelse med varetagelse af kommunale hverv, der udføres efter valg af Byrådet, medmindre der på andet grundlag er fastsat bestemmelse om særskilt vederlæggelse
Vedrørende kommunale hverv, der udføres efter valg fra Byrådet
Litra b omfatter hverv, hvortil Byrådet udpeger en eller flere repræsentanter, fx medlemskab af råd, nævn, bestyrelser mv.
Det fremgår af vejledningen til vederlagsbekendtgørelsen, at udtrykket ”efter valg af Byrådet” i litra b indebærer, at vedkommende reelt skal være udpeget af Byrådet. Bestemmelsen omfatter ikke hverv, der udføres efter valg fra et udvalg eller andre.
Såfremt valget ikke anses som foretaget af Byrådet, indebærer det, at den pågældende i medfør af styrelseslovens § 16, stk. 1 litra b ikke kan ydes tabt arbejdsfortjeneste.
Er Byrådet ved udpegningen bundet af indstillinger fra foreninger, organisationer mv. på en sådan måde, at der reelt ikke er nogen valgmulighed, kan vedkommende således ikke anses at for være valgt af Byrådet, og der kan derfor ikke udbetales tabt arbejdsfortjeneste.
Omvendt kan der efter omstændighederne være tale om et hverv udført efter valg af Byrådet, selv om Byrådet alene har indstillingsret til det pågældende hverv. Det gælder fx, hvis Byrådets indstilling er retligt bindende for den udpegende myndighed.
Et byrådsmedlem, der videreudpeges af den bestyrelse, råd, nævn mv., hvortil den pågældende er valgt af Byrådet, til fx underudvalg, samarbejdsudvalg eller til at deltage i aktiviteter besluttet af den pågældende bestyrelsen, er derfor heller ikke valgt dertil af Byrådet.
Hvis en bestyrelse beslutter at deltage i kursus, studierejse, venskabsbybesøg eller lignende kan erstatning for tabt arbejdsfortjeneste samt dækning af rejseudgifter ikke ydes, medmindre deltagelsen sker efter anmodning fra Byrådet eller det relevante udvalg, se nedenfor under § 16, stk. 1, litra f.
§ 16, stk. 1, litra c
Deltagelse i kurser mv., der af Byrådet eller Økonomiudvalget efter bemyndigelse fra Byrådet anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv
Vedrørende kursusbegrebet
Ved kurser forstås arrangementer af orienterende karakter, hvori der indgår egentlig undervisningsvirksomhed.
Kursuslignende arrangementer som seminarer, konferencer, årsmøder, orienteringsmøder m.v. anses tillige som kurser.
Politiske møder og forhandlinger, herunder budgetforhandlinger, gruppemøder m.v. er ikke omfattet af kursusbegrebet.
Kurser, der henvender sig til byrådsmedlemmer, anses for relevante, hvis de i væsentligt omfang vedrører.
- Kommunens styrelse
- Lovgivning og aftaler på det kommunale område
- Kommunens budgetlægning og økonomistyring
- Kommunens planlægning, prioritering og omstilling indenfor de områder, Byrådet og dets udvalg varetager, jævnfør styrelsesvedtægten for Svendborg Kommune.
Et kursus der i væsentligt omfang vedrører områder, indenfor hvilket et medlem er udpeget til varetagelse af et hverv, jævnfør styrelsesloven § 16, stk. 1 litra b, anses tillige for relevant for det pågældende medlem.
Kurser der henvender sig til byrådsmedlemmer anses for relevante, hvis de er udbudt af:
- Center for Offentlig Kompetenceudvikling (COK)
- Kommunernes Landsforening
- Danmarks Forvaltningshøjskole
- Ministerier og andre offentlige myndigheder/institutioner.
Andre kursustilbud forelægges Økonomiudvalget til afgørelse af, om kurset anses for at have betydning for varetagelsen af de under litra a og b nævnte hverv.
Gælder kun for kurser og kursuslignende arrangementer i Danmark, Sydsverige og Nordtyskland. Deltagelse i udlandsarrangementer herudover behandles af Økonomiudvalget i hvert enkelt tilfælde.
Borgmesteren/udvalgsformanden bemyndiges til at godkende et medlems eller et udvalgs deltagelse i et arrangement og efterfølgende forelægge beslutningen for Byrådet/udvalget til efterretning
Administreres af Direktionen indenfor ovennævnte rammer.
§ 16, stk. 1, litra d
Deltagelse i seminarer, jf. § 9a
Vedrørende seminarer
Styrelseslovens § 16, stk. 1, litra d, skal ses i sammenhæng med lovens § 9a, hvorefter Byrådet kan træffe beslutning om afholdelse af seminarer for Byrådets medlemmer vedrørende kommunens årsbudget eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning.
Byrådets beslutning om afholdelse af seminarer i henhold til § 9a indebærer, at seminaret er forbundet med mødepligt, og at deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
Bestemmelsen i § 9a omfatter ikke seminarer for udvalg.
§ 16, stk. 1, litra e
Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger, jf. § 42 c
Bestemmelsen giver kommunens revision mulighed for på eget initiativ at forelægge revisionens beretninger for Byrådet. Endvidere kan mindst en fjerdedel af medlemmerne kræve en sådan forelæggelse.
Der er mødepligt for det enkelte medlem af Byrådet, hvorfor deltagelse berettiger til erstatning for tabt arbejdsfortjeneste.
§ 16, stk. 1, litra f
Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra Byrådet eller dettes udvalg
Vedrører varetagelse af andre kommunale hverv end møder efter anmodning fra Byrådet eller dennes udvalg, herunder særlige udvalg nedsat i henhold til lovens § 17. stk. 4.
Bestemmelsen dækker, hvor mødebetingelsen ikke er opfyldt. F.eks. deltagelse i forhandling med andre kommunale, regionale eller statslige myndigheder, studieture, repræsentativt arbejde, besigtigelser og deltagelse i borgermøder, i det omfang udførelsen af hvervet sker efter anmodning fra Byrådet eller dennes udvalg. Såfremt der er tale om en studietur eller en besigtigelse for et udvalg som helhed, skal deltagelsen heri ske efter anmodning fra Byrådet, for at aktiviteten kan anses for omfattet af litra f.
Hvis en aktivitet er omfattet af litra f, kan Byrådet beslutte at yde erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste, men Byrådet er ikke som ved den under litra a-e aktiviteter forpligtet hertil.
I henhold til ovenstående er det besluttet, at der kan ydes erstatning for deltagelse i borgermøder indenfor eget stående udvalg eller § 17 stk. 4 udvalg, hvis man er medlem af dette.
§ 16, stk.1., litra g
Udførelse af andre aktiviteter i forbindelse med de under litra a-f nævnte møder
Litra g omfatter alle øvrige aktiviteter, som er forbundet med varetagelsen af de hverv, der er nævnt under litra a-f. Under bestemmelsen hører således mødeforberedelse, besigtigelser, tilsynsforretninger, studieture, venskabsbesøg og deltagelse i repræsentativt arbejder, der ikke finder sted efter anmodning fra Byrådet eller denne udvalg. Møder i underudvalg, der ikke er nedsat af Økonomiudvalget eller et stående udvalg, men af særlige udvalg nedsat i henhold til § 17 stk. 4, i loven, anses tillige som en aktivitet, der er omfattet af litra g.
Der kan ikke ydes erstatning for tabt arbejdsfortjeneste for aktiviteter nævnt i lovens § 16, stk. 1, litra g.
Opgørelse af tabt arbejdsfortjeneste
Erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at der er lidt et tab i forbindelse med varetagelsen af et kommunalt hverv.
Loven sondrer ikke mellem hovederhverv og bierhverv.
Erstatningsbeløbet omfatter alle økonomiske ydelser i forbindelse med fraværet, herunder feriegodtgørelse, manglende pensionsindbetalinger m.v.
Erstatningen ydes for selve mødetiden, og den samlede rejsetid i forbindelse med mødet m.v. Forberedelsestid i forbindelse med møder m.v. kan ikke indgå i erstatningsberegningen.
Der kan ydes tabt arbejdsfortjeneste i henhold til § 16 stk. 1 litra a-g, her er tale om en udtømmende liste. Opregningen er foretaget af hensyn til en nærmere afgrænsning af de tilfælde, hvor et medlem har krav på eller af Byrådet kan tillægges ret til erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste.
Det er det enkelte byrådsmedlem, der har forpligtelse til at dokumentere tab, som kan give mulighed for dækning af tabt arbejdsfortjeneste.
Det er Byrådet der afgør, om tabet kan anses for dokumenteret.
Opgørelse skal indsendes månedligt.
Som ansat
For lønmodtagere vil en skriftlig erklæring fra vedkommendes arbejdsgiver normalt være tilstrækkelig dokumentation. Heri skal indgå oplysninger om fraværets omfang og den som følge deraf mistede lønindtægt. Lønmodtageren skal derudover kunne sandsynliggøre, at fraværet er knyttet op på en konkret mødeaktivitet og evt. befordring frem og tilbage.
Byrådet vil normalt kunne anse tabet for dokumenteret, ved en tro og love erklæring fra den pågældende lønmodtager.
Som selvstændig
Som selvstændig erhvervsdrivende vil et eventuelt tab ikke altid give sig udtryk i reduceret indtjening, men tabet vil i stedet manifestere sig som et formuetab i selskabet eller virksomheden.
Dette har principielt ingen betydning for retten til erstatning for dokumenteret tabt arbejdsfortjeneste. Et dokumenteret formuetab i selskabet eller virksomheden, der skyldes fravær som følge af en konkret mødeaktivitet, berettiger således også byrådsmedlemmet til erstatning.
Det påhviler den selvstændige at foretage en kritisk vurdering af, om den medgåede tid til varetagelsen af det kommunale hverv rent faktisk har medført tab af erhvervsindtægter.
Byrådet vil normalt kunne anse tabet for dokumenteret, ved en tro og love erklæring fra den pågældende selvstændige erhvervsdrivende, samt at der som udgangspunkt vedlægges en revisorerklæring, eller der fremsendes en revisorerklæring pr. år, forudsat at de foreliggende omstændigheder i øvrigt sandsynliggør, at det påståede tab er lidt.
Det må bero på en konkret vurdering i hver enkelt sag, hvilken dokumentation der kan kræves, før tabet kan anses for dokumenteret.
Når der skal tage stilling til, om et tab er tilstrækkeligt dokumenteret, skal den iagttage de almindelige krav til bl.a. saglighed, lighed samt forbuddet mod skøn under regel.