Punkt 9 Evaluering Prisfesten marts 2024 og fastsættelse af ramme for kommende prisfest
Beslutningstema
Drøftelse af administrationens og eksterne samarbejdspartneres evaluering af prisfesten afholdt 1. marts 2024 i Koncertsalen på Ollerup Efterskole – Sang og Musik samt beslutning om den overordnede ramme for kommende prisfest.
Indstilling
Direktionen indstiller, at
- Evalueringen af prisfesten drøftes.
- Udvalget træffer beslutning om den overordnede ramme for indhold og økonomi for den kommende prisfest.
Sagsfremstilling
Siden 2019 har Svendborg Kommune afholdt en fælles prisfest for lokale aktører inden for kultur, idræt og spejder. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde d. 14. september 2023 at fastholde det tidligere koncept for prisfestens afvikling.
Ved prisfesten den 1. marts 2024 deltog 360 gæster til selve prisuddelingen, heraf 165 interesserede borgere, samt de nominerede, deres gæster og personligt inviterede.
Ved receptionen i Symfonien deltog 72 inviterede gæster. Receptionen var et nyt tiltag og erstattede den foodtruck, der var entreret med i 2023, som det ikke var gangbart at fortsætte med. Formålet med receptionen var at give de nominerede en særlig hyldest forud for prisuddelingen i form af en let anretning, foto på rød løber og mulighed for at møde de fagjurymedlemmer, der havde nomineret dem.
Til de tre idrætspriser var der i alt 35 indstillinger. Til de tre kulturpriser var der i alt 31 indstillinger. Til de to spejderpriser var der i alt syv indstillinger og til den frivillige folkeoplysende pris var der to indstillinger. De fire fagjuryer havde efterfølgende udpeget 26 nominerede og 9 prisvindere.
De to ungdomstalentpriser modtog et rejselegat og de syv øvrige prismodtagere en bronzestatuette lavet af den lokale skulptør Sven Hansen.
Evaluering
Prisfesten er for nuværende blevet evalueret internt af administration og af repræsentanter fra eksterne samarbejdspartnere. (Der evalueres med spejderne (BUS) på særskilt møde).
Hovedpointer i administrationens evaluering:
- Overordnet stor tilfredshed med selve afviklingen af årets prisfest.
- Gerne fastholdelse af Ollerup Efterskole som venue. Der opleves en stor vilje til samarbejde fra skolens side, og afviklingen bliver nemmere for alle parter ved et kendt sted.
- Ollerup Efterskole opleves også som en passende ramme i forhold til størrelse og deltagerinteresse (ca. 400 personer).
- Et opmærksomhedspunkt er, at der er tale om et stort ressourcetræk fra administrationen over en lang periode (oktober-marts)
- Der bør findes midler til honorering af frivillige til praktiske opgaver på afviklingsdagen.
- Mindre tilfredshed med oplevelsen af manglende interesse, trods stor kommunikationsindsats, for at indstille kandidater. Ansvaret for at indhente indstillinger kunne forsøgsvis uddelegeres til hhv. SIS, BUS, FOU. Kulturen kan repræsenteres af Kulturledernetværket.
Hovedpointer fra evaluering med eksterne samarbejdspartnere (SIS, FOU og kulturinstitutioner):
- Stor tilfredshed med årets prisfest. ”Koncerten” er et velegnet sted ift. antal deltagere og en flot programafvikling. Fint varieret program med brug af lokale talenter. Husorkester og værter er med til at give en professionel afvikling.
- Fint at prisfesten først ligger efter vinterferien (uge 8)
- Fint med reception som en særlig anerkendelse til de nominerede. Forslag til forbedringer ift. bespisning og modtagelse af gæster.
- Delte meninger om alle de nominerede skal på scenen, eller kun vinderne – og hvor lang præsentationen skal være.
- Delte meninger om prisen skal have et have et andet prisniveau, om talenterne også skal have en statuette og om statuetten skal ændre udtryk. Det kunne også være forskellige kunstværker fra år til år, men genkendelighed betyder også meget.
- Der skal fortsat uddeles tre priser på kultur- og idrætsområdet, samt en frivillig folkeoplysende. Det bør drøftes med BUS, om der kun skal uddeles én spejderlederpris. Knoklere vil kunne indstilles til den frivillige folkeoplysende pris.
- De eksterne samarbejdspartnere lægger op til, at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter, om selve prisen (statuetten) skal ændre udtryk, og om de to talentpriser skal på niveau med de øvrige priser.
Kommende prisuddeling
Som ramme for den kommende prisfest foreslår administrationen at,
- Prisfesten afvikles i Koncerten på Ollerup Efterskole i perioden februar/marts 2025
- Der afholdes en reception forud for prisuddelingen med deltagelse af nominerede, Kultur- og Fritidsudvalget med ledsagere, fagjurymedlemmer, borgmesteren, direktør for Børn- unge, kultur og fritid, kultur- og fritidschefen (Symfonien kan rumme 70-80 personer)
- Kultur- og Fritidsudvalget afklarer, hvilke priser de vil uddele, da der også er hensyntagen til sponsorer og samarbejdspartnere.
- Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til, om der skal ændres i antal priser, der uddeles og om statuettens form, udtryk og pris ska ændres og om de to talentpriser også skal være statuetter.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
Regnskab for prisfesten 1. marts 2024
Prisfesten kostede 242.000 kr. De største udgiftsposter var:
-Statuetter og rejselegater 48.000 kr.
-Teknisk afvikling 53.000 kr.
-Underholdningsindslag 55.000 kr.
-Forplejning 18.000 kr.
Det faste kommunale bidrag var på 90.000 kr. samt overførsler fra tidligere på ca. 37.000 kr.
Desuden forventet finansiering fra SIS og FOU og private fonde på i alt 105.000 kr.
Der var et markedsføringssamarbejde med Fynske Medier. Løn til konferencier var finansieret via samarbejdsaftale mellem Svendborg Sommerrevy Rottefælden og Svendborg Kommune
Budget for kommende prisfest
Udkast til budget for prisfesten med udgangspunkt i fortsættelse af nuværende koncept i Koncerten på Ollerup Efterskole og med bespisning i form af en reception:
| 2024 | 2025 | Bemærkninger |
Statuetter og buketter til 9 prismodtagere | 54.000 | 62.000 | Hvis to ungdomstalentpriser skal have samme niveau som de øvrige priser. |
Teknik og afvikling | 53.000 | 53.000 |
|
Leje af venue og udsmykning | 25.000 | 25.000 |
|
Bespisning og forplejning backstage og møder | 18.000 | 25.000 | Flere receptionsgæster. |
Underholdning og konferencier* | 55.000 | 75.000 | Pris for underholdning nedskrives, hvis samarbejdsaftale med Rottefældereyen genforhandles fra 2025. |
Honorar til frivillige (bar og oprydning) | 3000 | 6.000 | Mere behov for frivillig hjælp til afvikling. |
PR | 34.000 | 34.000 |
|
I alt | 242.000 | 280.000 |
|
Kommunal ramme til finansiering:
Der er årligt afsat 90.000 kr. som kommunal ramme til finansiering af prisfesten. Dertil kommer der uforbrugte midler fra underskudsgaranti på ca. 90.000 kr.
Desuden forventet finansiering fra SIS, FOU og private fonde på i alt 105.000 kr.
Sagen afgøres i
Kultur- og Fritidsudvalget
Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 08-04-2024
Drøftet. Udvalget anerkender administrationens udmeldte rammer for prisfestens gennemførelse i 2025 og imødeser et endeligt oplæg med udgangspunkt i drøftelserne.
Rasmus Feldingbjerg Drabe (løsg.) var fraværende. Som suppleant deltog Johan Weltzin Kristensen (Ø).