Punkt 14 Udskiftning af IT-udstyr i Borgerservice
Beslutningstema
Beslutning om valg af IT-løsning i Borgerservice
Indstilling
Direktionen indstiller, at
- Udvalget beslutter sig for mulighed A, B eller C.
Sagsfremstilling
Borgerservice står overfor en nødvendig udskiftning af biometri-udstyr (fingeraftryk mv) i det udstyret er udslidt. I forbindelse med indhentning af tilbud på det nødvendige it-udstyr har leverandøren fremsat tilbud på en samlet IT-pakkeløsning, der vil give Borgerservice 2 nye IT-systemer samt mulighed for at tilbyde pasfoto i forbindelse med bestilling af pas/kørekort og samtidig reducere de samlede it-driftsudgifter i Borgerservice.
Da Borgerservices budget blev reduceret i forbindelse med vedtagelsen af budget 2024, er administrationen særligt opmærksomme på muligheder for at reducere i udgifterne på området.
De 2 ekstra systemer, der tilbydes er:
Digitale lægeattester, der er et system, der kan håndtere digital udveksling og kommunikation omkring lægeattester med de lokale læger. Det forventes, at der bliver lovkrav om, at kommunerne kan håndtere digitale lægeattester ifm. kørekort fra juli 2025. Hvis systemet ikke tilkøbes nu, forventes udgifter til køb af systemet i forbindelse med lovkravet i 2025.
Automatisk påmindelsessystem der kan sikre at borgere automatisk modtager en besked fra systemet 3 måneder før deres pas eller kørekort udløber. Det vil være en serviceforbedring overfor borgerne og samtidig sikre et bedre flow i Borgerservice, da mange borgere først opdager, at passet er udløbet i forbindelse med hovedferierne.
Derudover tilbydes Go Foto som er en løsning, der giver Borgerservice mulighed for at tilbyde foto i Borgerservice og i Mobil Borgerservice. Denne løsning, som tilbydes i andre kommuner, vil være en serviceforbedring overfor borgerne. Prisen for et pasfoto vil følge markedsprisen, således at løsningen ikke er konkurrenceforvridende. Betalingen for foto tilgår systemudbyder, således at Svendborg Kommune ikke har en økonomisk gevinst. Det vil også fortsat være muligt at medbringe eget pasfoto. Tidligere har der været mulighed for digital overførsel af billeder fra private udbydere til Borgerservice via en såkaldt tunnelløsning. Denne mulighed eksisterer ikke længere, da leverandøren ikke længere tilbyder denne mulighed.
Da Go Foto kan have betydning for lokale udbydere af pasfoto har administrationen orienteret kendte udbydere om udvalgets behandling af sagen, og givet dem mulighed for at fremsende eventuelle bemærkninger. Der er i den forbindelse modtaget vedlagte bemærkninger.
Vedlagte notat indeholder en uddybende beskrivelse af den nødvendige IT-udskiftning samt mulighederne i den tilbudte IT-pakkeløsning.
I notatet er beskrevet 3 muligheder.
Mulighed A Bestilling af den fulde IT-pakkeløsning
Borgerne får mulighed for at få taget foto i både Mobil Borgerservice og Borgerservice Centrumpladsen og skal dermed ikke nødvendigvis 2 steder i forbindelse med bestilling af pas, hvilket vil fremme den gode serviceoplevelse.
Derudover tilkøbes af de to systemer, digitale lægeattester og påmindelsessystem, hvilket vil være med til at sikre et bedre flow i Borgerservice.
Mulighed B Nødvendigt Biometri udstyr samt fotoløsning i Mobil Borgerservice
I denne løsning tilbydes digitale lægeattester og automatisk påmindelsessystem ikke. Såfremt disse systemer ønskes nu eller på et senere tidspunkt, vil det kræve en yderligere merudgift for Borgerservice.
Borgerne får, i lighed med tidligere, mulighed for at få taget foto i Mobil Borgerservice og skal dermed ikke nødvendigvis 2 steder i forbindelse med bestilling af pas, hvilket vil fremme den gode serviceoplevelse i Mobil Borgerservice. Der skal være en opmærksomhed på kommunikationen, så borgere er opmærksomme på at fotomuligheden kun er tilstede ved Mobil Borgerservice.
Leverandøren kan ikke tilbyde rabat på eksisterende driftsudgifter ved valg af denne løsning.
Mulighed C Nødvendigt Biometri udstyr
I denne løsning foretages alene en udskiftning af det nødvendige biometri-udstyr.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
| Engangsinvestering | Årlige driftsudgifter | Årlig besparelse |
Mulighed A | 48.000 | 100.068 | 163.320 |
Mulighed B* | 72.000 | 281.268 | -17.880 |
Mulighed C* | 48.000 | 263.388 | 0 |
*Ved mulighed B og C vil der forventes årlige ekstraudgifter på 17.700 kr. når der bliver lovgivningsmæssigt krav om digitale lægeattester senest i 2025.
Borgerservice blev i forbindelse med budget 2024 pålagt besparelser på 135.000 kr. i 2024, stigende til 394.000 kr. i 2027. Valg af mulighed A kan afbøde virkningerne af den årlige besparelse.
Sagen afgøres i
Borger- og Arbejdsmarkedsudvalget
Beslutning i Borger- og Arbejdsmarkedsudvalget den 29-01-2024
Et flertal i udvalget, bestående af Ø, O, V og C besluttede sig for mulighed B.
.
Socialdemokratiet kan ikke støtte Mulighed B, men ønsker Mulighed A, fordi denne giver den bedste service til alle kommunens borgere, samt er fremtidssikker ift. kommende serviceopgaver i Borgerservice, samtidig med at Mulighed A giver en årlig besparelse på kr. 163.000, modsat Mulighed B, der øger udgiften med 18.000 kr. plus sandsynligvis flere omkostninger fra 2025, når der evt. skal indføres digitale lægeattester i forbindelse med Kørekortudstedelse samt automatisk påmindelsessystem.
A begærede sagen i Kommunalbestyrelsen.
Beslutning i Kommunalbestyrelsen den 27-02-2024
Man stemte om fagudvalgets beslutning.
For stemte: 17 (V, C, Ø, B, O, I og Rasmus Feldingbjerg Drabe)
Imod stemte: 12 (A og F)
Afbud fra Jesper Ullemose (V). Som suppleant deltog Freja Blegholm Hansen (V).