Punkt 3 Den aktuelle status på planområdet
Beslutningstema
Borgmesteren anmodede den 24.oktober 2023 Økonomiudvalget om at drøfte den aktuelle situation på planområdet. På baggrund heraf anmodede Økonomiudvalget administrationen om at beskrive den aktuelle situation på planområdet, herunder mulighederne for kapacitetsforøgelse. Økonomiudvalget besluttede desuden, at Plan- og Lokalsamfundsudvalget efterfølgende skulle vurdere behovet og mulighederne for at tilføre det samlede planområde flere ressourcer til nedbringelse af de lange ventetider på udarbejdelse af nye lokalplaner.
Sagen forelægges med henblik på Plan- og Lokalsamfundsudvalgets orientering om den aktuelle situation og stillingtagen til ressourcespørgsmålet.
Indstilling
Direktionen indstiller til Plan- og Lokalsamfundsudvalget, at:
- Orienteringen om den aktuelle situation på planområdet, herunder muligheder for kapacitetsforøgelse samt muligheder og begrænsninger i forhold til anvendelse af ekstern, teknisk bistand tages til efterretning
- Godkende, at lokalplansønsker prioriteres politisk to gange årligt, henholdsvis juni og december med efterfølgende offentliggørelse af den prioriterede rækkefølgeplan
- Det besluttes, om der skal ske kapacitetsforøgelse ved hjælp af et eller flere virkemidler, herunder:
- omprioritering indenfor udvalgets eksisterende rammer
- øgede krav til bygherres overholdelse af tid ved leverancer til lokalplanarbejdet
- øget brug af ekstern konsulentbistand på kommunens bestilling
- tilførsel af personaleressourcer til afdelingerne for Plan, Natur og Miljø samt Trafik og Infrastruktur
Sagsfremstilling
Status
Der er igennem de seneste år fremkommet mange ønsker om nye lokalplaner, og ønskerne har været langt større end kommunens ressourcer til at udarbejde nye lokalplaner. Igennem de seneste to år, er der blevet udarbejdet og vedtaget 18 lokalplaner i Svendborg Kommune. Plandata viser, at antallet ligger over niveauet for de andre fynske kommuner, bortset fra Odense Kommune, der igennem de seneste to år har udarbejdet og vedtaget 31 lokalplaner. I andre sammenlignelige, men dog større kommuner, Holbæk Kommune (med ca. 72.000 indbyggere) og Viborg Kommune (98.000 indbyggere), er der i samme periode udarbejdet og vedtaget henholdsvis 17 og 23 lokalplaner, jfr. Bilag 0 (Bilag 0. Oversigt over lokalplaner i forskellige kommuner jan.2022 – nov.2023).
Umiddelbart ligger Svendborg Kommune altså ikke under niveauet for antallet af lokalplaner i andre sammenlignelige kommuner, men den høje efterspørgsel sammen med den store kompleksitet i mange af de igangsatte lokalplaner og klagenævnsafgørelsers skærpede krav til lokalplanernes detaljeringsgrad betyder, at der igennem de seneste år har været ventetid på udarbejdelse af nye lokalplaner.
For nuværende er der 19 igangværende lokalplaner, men der er derudover ønsker om i alt ca. 35 lokalplaner, hvoraf ca. 10 hidrører projekter fra eksterne bygherre, som er klar til igangsættelse, se Bilag 1 (Bilag 1: Oversigt over lokalplaner). Samtidig er den samlede bemanding i de afdelinger, der bidrager til udarbejdelse af lokalplaner, pt. på det laveste niveau i løbet af de sidste 5 år.
Indenfor planafdelingen anvendes ca. 5 årsværk på lokalplanlægning, se Bilag 2 (Bilag 2: personaleressourcer i Plan), og hertil kommer ressourceforbrug i andre afdelinger.
Administrationen skønner således, at et ressourcetræk på 1 årsværk i planafdelingen afføder et ressourcetræk på henholdsvis ½ årsværk i Natur- og Miljøafdelingen og ½ årsværk i afdelingen for Trafik- og Infrastruktur. Et tilsvarende erfaringsbaseret skøn findes i en række østjyske kommuner.
Prioritering af lokalplaner
Prioriteringen af lokalplaner sker i henhold til de i juni 2022 politisk vedtagne kriterier se Bilag 3 (Bilag 3. Prioriteringskriterier)
- Lokalplaner i overensstemmelse med Kommuneplan 2021-2033 og lokalplaner som følge af politisk prioriterede projekter eller målsætninger (børnehaver, plejecenter, VE-anlæg e.l.)
- Understøttelse af erhvervsvirksomheder
- Lokalplaner hvor der er behov for tilretning af eksisterende kommuneplanramme
- Lokalplaner der forudsætter nyudlæg i kommuneplanen
- Bevarende lokalplaner
Prioriteringen foregår omkring to gange om året, hvor der tages politisk stilling til, hvilke nye lokalplaner der skal fremmes. Da lokalplanerne er meget forskellige i deres kompleksitet, varierer ressourcetrækket på de involverede afdelinger betydeligt. Fra en mindre kompleks lokalplan som f.eks. ”Bygma”, hvor ressourcetrækket i planafdelingen skønnes til omkring 350 timer, til store og komplekse lokalplaner, som f.eks. ”Skårup Seminarium”, hvor ressourcetrækket i planafdelingen skønnes til omkring 1500 timer.
Antallet af udarbejdede og vedtagne lokalplaner vil derfor også variere fra år til år, hvilket gør det vanskeligt at estimere, hvor lang tid det vil tage at afvikle den nuværende venteliste for lokalplansønsker. Et sådant estimat vanskeliggøres yderligere af, at der undertiden opstår et akut behov for at opprioritere projekter, som gør det muligt for kommunen at opfylde garantier for f.eks. dagpasning eller ældrepleje.
For at øge transparensen overfor de bygherrer, der har aktuelle lokalplanønsker, vil administrationen dog anbefale, at man politisk prioriterer lokalplansønskerne på to nærmere fastlagte tidspunkter på året, henholdsvis december og juni måned og med en nærmere angivet rækkefølgeplan for lokalplansønskerne indenfor hver af kategorierne, jævnfør bilag 1(Bilag 1: oversigt over lokalplaner). Rækkefølgen kan efter hver politisk prioritering offentliggøres, dog med forbehold for, at rækkefølgen kan ændres på baggrund af akutte behov for omprioritering.
Øget kapacitet
Administrationen ser følgende muligheder for at øge kapaciteten for udarbejdelse af lokalplaner, se uddybning af de enkelte muligheder i Bilag 4. (Bilag 4: Kapacitetsforøgelse):
- omprioritering indenfor udvalgets eksisterende rammer – f.eks. ved flytning af ressourcer fra lokalområdeunderstøttelse til planarbejdet.
- øgede krav til bygherres overholdelse af tid ved leverancer til lokalplanarbejdet – f.eks. ved at pause lokalplansarbejdet, hvis de aftalte tidsfrister ikke overholdes.
- øget brug af ekstern konsulentbistand på kommunens bestilling – f.eks. ved at udvide den nuværende ramme for byplanfaglig, miljøfaglig og trafikfaglig konsulentbistand, dog indenfor de juridiske begrænsninger, der er fastlagt for kommunerne ved lov og klagenævnsafgørelser, se bilag 5 (Bilag 5. Juridisk notat).
- tilførsel af personaleressourcer til afdelingerne for Plan, Natur og Miljø samt Trafik og Infrastruktur – f.eks. ved at øge det samlede antal medarbejdere med 2 årsværk.
I forhold til tilførsel af personaleressourcer skal det dog understreges, at der for øjeblikket er rekrutteringsudfordringer på Fyn indenfor de nævnte specialistområder. Såfremt der tilføres ekstra ressourcer, skal der derfor påregnes tid til eventuel oplæring af nyuddannede eller stillingerne skal besættes med andre kompetencer, der kan aflaste specialisterne med de mindre komplekse administrative opgaver, der knytter sig til planprocesserne.
Uanset hvilke af mulighederne, der prioriteres, vil ventelisten til lokalplansønsker dog ikke kunne nedbringes på helt kort sigt, da der må påregnes en længere periode til omprioritering af opgaver i afdelingen, indgåelse af nye samarbejdsaftaler, kontraktindgåelser, nyansættelser, oplæring m.v.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
Beslutning om kapacitetsforøgelse vha. hhv. øget brug af konsulentbistand på kommunens regning eller tilførsel af personaleressourcer forudsætter en opfølgende sag om prioritering af midler.
Sagen afgøres i
Plan- og Lokalsamfundsudvalget.
Beslutning i Plan- og Lokalsamfundsudvalget den 05-12-2023
Udvalget tog orienteringen om den aktuelle situation til efterretning.
Indstillingens punkt to blev godkendt med bemærkning om, at ansøgerne skal meddeles et forventet tidspunkt for den politiske behandling af deres lokalplanønsker i forlængelse af de to årlige prioriteringer af lokalplansønskerne.
Udvalget godkendte følgende virkemidler:
- Omprioritering indenfor eksisterende rammer ved at udsætte vedtagelse af Kommuneplan fra 2024 til 2025 og derved frigøre kapacitet til at igangsætte yderligere én lokalplan i 2024.
- Øgede krav til bygherres overholdelse af tid ved leverancer til lokalplanarbejdet, f.eks. ved tydeligere afgrænsning af omfang og opdrag i samarbejdsaftaler.
- Fortsat brug af ekstern konsulentbistand på kommunens bestilling.
- Udvalget vil senere beslutte, om der skal udarbejdes et budgettema med henblik på tilførsel af personaleressourcer til lokalplanproduktion.
Liste I kan ikke tage indstillingen til efterretning, med den begrundelse at de foreslåede tiltag er upræcise og utilstrækkelige.