Punkt 17 Ressourcefordeling mellem Plan og Byg
Beslutningstema
Plan- og Lokalsamfundsudvalget har udbedt en redegørelse om mulighederne for overførsel af ressourcer fra Byg og BBR til Plan.
Sagen fremlægges til udvalgets orientering.
Indstilling
Direktionen indstiller til Plan- og Lokalsamfundsudvalget, at:
- Orienteringen om mulighederne for overførsel af ressourcer fra Byg og BBR til Plan tages til efterretning
Sagsfremstilling
Plan- og Lokalsamfundsudvalget har bedt om en redegørelse for mulighederne for overførsel af ressourcer fra Byg og BBR til Plan for herved at belyse mulighederne for at styrke lokalplanproduktionen.
Teknik- og Erhvervsudvalget besluttede den 13. august 2020 midlertidigt at opnormere Byg og BBR årligt med 1½ årsværk i 2022 og 2023, se bilag 1 (Bilag 1. Opnormering byggesagsbehandling Miljø og Teknik).
Denne beslutning blev ændret af Plan- og Lokalsamfundsudvalget den 3. maj 2022, hvor det blev besluttet at overføre det ene af de 1½ årsværk til Plan i perioden 2022-2023, se bilag 2 (Bilag 2. Overførsel af ressourcer fra Byg til Plan)
Med budgetforlig 2022 skete dog en reduktion i driftsmidlerne til Byg og BBR på 276.000 kr. om året fra januar 2023.
Beslutningen om opnormering blev truffet på baggrund af et stigende antal sager. Der blev modtaget 1904 sager i 2019 og estimeret 2500 i 2020 (Faktisk sagsantal i 2020: 2439).
Der har i 2022 været en nedgang i sagsmængden på 14,5 %, fra 2780 sager i 2021 til 2378 sager i 2022, se bilag 3 (Bilag 3. Udvikling vedrørende sagstider og sagsantal).
Skønt der har været færre sager, er det imidlertid stadig på niveau med det, der lå til grund for opnormeringen i 2020.
Det er særdeles vanskeligt at spå om udviklingen i sagsantal i disse tider. Baseret på den generelle udvikling og særligt udviklingen af sagsmængden det sidste halve år er det administrationens foreløbige vurdering, at den samlede sagsmængde ikke vil falde i 2023.
Der er løbende arbejdet på at effektivisere sagsbehandlingen, bl.a. gennem en ny teamstruktur og en yderligere specialiseret arbejdsdeling i afdelingen, hvilket har resulteret i et større antal afgørelser de senere år. Hertil kommer fastholdelse af kort sagsbehandlingstid. (Bilag 3. Udvikling vedrørende sagstider og sagsantal)
Ved afgivelse af et årsværk vil antallet af sager pr. sagsbehandler igen overstige antallet af afgørelser pr. sagsbehandler. Det betyder, at produktionen ikke kan følge med efterspørgslen, hvorved sagsbunkerne vil vokse. Det samme vil sagsbehandlingstiderne, og det vil være tilfældet så længe, at sagsproduktionen ikke kan følge med efterspørgslen.
Den foreløbige vurdering er, at de nationale servicemål for byggesager kan overholdes i 2023, men vil blive overskredet fra 2024.
Det vurderes, at der ikke er væsentligt yderligere potentiale til at øge effektiviteten i det fornødne omfang uden samtidig at forringe servicen, både internt og eksternt.
En forlænget sagsbehandlingstid vil erfaringsmæssigt skabe utilfredshed blandt borgere og brugere. Det vil resultere i et stigende antal henvendelser, der vil forårsage tidstab i byggesagsbehandlingen. Et væsentligt element i den nuværende korte sagsbehandlingstid er, at spildtiden til behandling af rykkere og klager over langsomme afgørelser er begrænset. Herudover er fokus på sagsbehandlingstider for byggesager i den årlige måling fra Dansk Industri som bekendt stor.
Den eksisterende beslutning om opnormering, se bilag 1 (Bilag 1. Opnormering byggesagsbehandling Miljø og Teknik) udløber med udgangen af 2023. Dermed ser Byg og BBR allerede nu ind i at skulle planlægge for at afgive ½ årsværk fra januar 2024 i forhold til det nuværende ressourceniveau, hvilket kan bevirke et pres på overholdelsen af servicemålene, såfremt sagsantallet ikke falder væsentligt.
Set fremadrettet kan der forventes en betydelig opgave i kraft af de kommende ejendomsvurderinger. Derudover overføres et stigende antal opgaver lovgivningsmæssigt fra Beredskab Fyn til kommunen uden kompensation, fx håndtering af midlertidige overnatninger og godkendelse af pladsfordelingsplaner.
Byggesagsområdet på Fyn er præget af betydelige rekrutteringsudfordringer. Af den årsag har rekruttering og fastholdelse været et fokuspunkt i en årrække og det er lykkedes at skabe en stabil og driftsikker afdeling med et højt erfaringsniveau.
I 2022 er lokalplanprocesserne effektiviseret, samtidig med indfasning af samarbejdet med en fast konsulent. Begge dele er ressourcekrævende, men har bevirket, at der i 2022 er vedtaget 13 lokalplaner mod gennemsnitligt 7-9 lokalplaner de forudgående år.
Det hører dog med til billedet, at der i 2022 ikke har været arbejdet med revision af kommuneplan, som erfaringsmæssigt trækker store ressourcer. I 2023 påbegyndes arbejdet med Kommuneplan 2024 ligesom der skal udarbejdes flere lokalplaner for VE-anlæg, som erfaringsmæssigt også er ressourcekrævende. Med de nuværende ressourcer kan der forventes udarbejdet samme antal lokalplaner som tidligere år.
Planafdelingen oplever i øjeblikket stor efterspørgsel på udarbejdelse af nye lokalplaner. Den nuværende økonomiske situation kan dog føre til en mindre efterspørgsel, hvilket potentielt kan nedbringe efterslæbet på lokalplaner. Omvendt har den ny klagenævnspraksis betydet, at behovet for en høj detaljeringsgrad i nye lokalplaner er markant større end tidligere, hvilket således afkaster et større ressourcebehov i lokalplanudarbejdelsen.
Det kan ikke umiddelbart estimeres entydigt, hvad en overførsel af 1 årsværk fra Byg til Plan vil betyde for sagsbehandlingstid. Sagsbehandlingstiden kan dog forventes at stige løbende, indtil der igen er balance mellem sagsproduktionen og antallet af sager. Dette forventes at anslå en forøgelse af sagsbehandlingstiden med 15 dage om året. I Planafdelingen kan der forventes en merproduktion på ca. 2-3 lokalplaner ved tilførsel af 1 permanent årsværk.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
Der vil ikke være konkrete økonomiske konsekvenser forbundet med overførsel af ressourcer fra Byg og BBR til Plan.
CO2-Konsekvensvurdering
Ikke relevant
Lovgrundlag
Ikke relevant
Sagen afgøres i
Plan- og Lokalsamfundsudvalget
Beslutning i Plan- og Lokalsamfundsudvalget den 07-02-2023
Orienteringen blev taget til efterretning.
René Haahr (V) var fraværende. Som stedfortræder deltog Mette Kristensen (V).