Punkt 19 Genudbud på rengøringsområdet
Beslutningstema
Beslutning om genudbud af rengøringsområdet i de kommunale bygninger, efter samme principper som i det forrige udbud, dog med enkelte mindre korrektioner.
Indstilling
Direktionen indstiller,
- at den nuværende kombinationsmodel mellem kommunal- og udliciteret rengøring fastholdes, men at der gives mandat til, at der kan foretages visse justeringer/tilpasninger så længe, at fordelingen med ca. 2/3 af rengøringen i kommunalt regi og 1/3 af rengøringen i privat regi fastholdes.
- at der gives mandat til at gennemføre udbud på 3 delaftaler på rengøringsområdet (udkanten af Svendborg, indre Svendborg samt offentlige toiletter).
- at der lægges op til en fortsat rammeaftale på 4 års varighed gældende fra 1. november 2021 – dog således, at kontrakten efter 2 år kan opsiges med 3 måneders varsel.
- at ét firma godt kan byde på og vinde flere delaftaler.
- at prisen vægter med 50%. Øvrige tildelingskriterier fastlægges administrativt – heri vil som noget nyt indgå kriteriet miljø/bæredygtighed.
Sagsfremstilling
Rengøringen på de kommunale bygninger i Svendborg Kommune, hvor Center for Ejendomme og Teknisk Service har rengøringsansvaret, beror i øjeblikket på en kombinationsmodel, hvor rengøringen på ca. 2/3 af enhederne varetages af kommunens egne rengøringsassistenter, mens ca. 1/3 er udliciteret til private rengøringsfirmaer. Denne fordeling er blevet politisk bestemt på Økonomiudvalgets møde tilbage den 24. maj 2016.
De udliciterede enheder består af 3 delaftaler, og disse kontrakter udløber pr. 31. oktober 2021. Principperne for de nuværende rengøringskontrakter blev besluttet på daværende Miljø-, Klima- og Trafikudvalgets møde den 10. april 2017.
Overordnet set har den nuværende kombinationsmodel, efter en svær og administrativt meget ressourcekrævende opstart, virket efter hensigten, og der lægges op til en forlængelse af denne model og et genudbud i den nuværende form med tre delaftaler. Dette betyder, at der fastholdes det samme mix af kommunal- og udliciteret rengøring, som der er i de nuværende aftaler – dog med mulighed for mindre tilpasninger/justeringer.
Det foreslås dog, at den 4-årige kontrakt – i modsætning til den nuværende kontrakt – kan opsiges med 3 måneders varsel allerede efter 2 år. Dette gør bindingsperioden kortere og kan bringes i spil, hvis der opleves samarbejdsudfordringer med den valgte leverandør.
Covid-19 har medført, at der har været øget fokus på rengøringsområdet generelt, og der trækkes ekstra veksler på såvel den kommunale som den private rengøring. Svendborg Kommune følger til stadighed Sundhedsstyrelsens anbefalinger med en gang daglig rengøring samt ekstra daglig rengøring og desinficering af kontaktflader og toiletter. Merudgiften hertil posteres pt. på Covid-19 kontoen. Det vides ikke, hvor længe denne ordning kan opretholdes.
Kombinationen af både kommunal- og udliciteret rengøring har virket efter hensigten ifm. Covid-19, og det har vist sig at være en fordel med en fleksibel kombinationsmodel, hvor man kan trække på ekstra ressourcer fra begge områder.
Der er i det kommende udbud lagt op til en ordning baseret på det normale rengøringsniveau uden ekstra Covid-19 rengøring.
Økonomiske og erhvervsmæssige konsekvenser
Prisen på rengøringsydelsen kendes først, når udbuddet har været gennemført. De valgte vægtningskriterier vil have betydning for prisniveauet. Det må formodes, at den samlede pris kan blive højere end i dag. Det er administrationens vurdering, at prisen blev trykket ved det foregående udbud pga. meget stor konkurrence på rengøringsmarkedet. Desuden kan kvalitets, dokumentations- og miljøkrav i udbuddet betyde en højere pris. Der lægges endvidere op til et muligt opsigelsesvarsel allerede efter 2 år. Det vides ikke, om dette kan have betydning for prisen.
Det må ligeledes forventes, at der i den første del af en ny kontraktperiode kan blive ekstraordinære administrative ressourcer i forhold til kontraktstyring af leverandøren.
Det vurderes, at nødvendige udgifter og ressourcer til at gennemføre udbuddet, kan indeholdes indenfor den nuværende økonomiske ramme.
Der forventes ingen erhvervsmæssige konsekvenser, idet alle tre foreslåede delaftaler i forvejen er udliciterede.
CO2-Konsekvensvurdering
Ingen direkte afledte væsentlige konsekvenser.
Lovgrundlag
Udbudsloven
Svendborg Kommunes indkøbs- og udbudspolitik
Sagen afgøres i
Teknik- og Erhvervsudvalget
Beslutning i Teknik- og Erhvervsudvalget den 03-12-2020
Liste Ø fremsætter følgende procedureforslag:
For at sikre bedre kvalitet, gode arbejdsforhold og et mere rummeligt arbejdsmarked Indstiller udvalget til økonomiudvalget at kommunen hjemtager hele rengøringsområdet og at enkelte opgaver udbydes til registrerede socialøkonomiske virksomheder.
Forslaget bringes til afstemning.
For stemte 1 medlem: Liste Ø
Imod stemte 8 medlemmer: Liste A, C, V og Løsgænger Jens Munk.
Forslaget var dermed forkastet.
Liste A fremsætter følgende forslag, som anbefales til Økonomiudvalget:
Inden der træffes beslutning om fordeling og hvor meget der skal genudbydes, vil vi have undersøgt om de rengøringsassistenter vi allerede har ansat, kan tilbydes flere timer jf. overenskomsten på området.
I overenskomsten for rengøringsassistenter §2 står der:
Ved fremtidig varig ansættelse af rengøringsassistenter bør der, hvor ikke ganske særlige forhold gør sig gældende, tilbydes ansættelse med så mange timer som muligt. Der bør så vidt muligt tages hensyn til rengøringsassistenternes ønske med hensyn til omfanget af den ugentlige arbejdstid, bl.a. derved, at man, før man ansætter nye rengøringsassistenter, tilbyder de deltidsansatte en øget beskæftigelse. Der henvises i øvrigt til § 22, stk. 1, nr. 13 og 14.
Da det er uklart hvor mange af CETS-rengøringsassistenter der ønsker mere beskæftigelse, iværksættes en skriftlig undersøgelse blandt assistenterne for at afklare dette spørgsmål.
Det undersøges endvidere, om at enkelte pakker af opgaver kan udbydes til registrerede socialøkonomiske virksomheder.
Når resultatet af undersøgelsen foreligger, sættes sagen på dagsordenen igen.
Forslaget bringes til afstemning.
For stemte alle udvalgets 9 medlemmer.
Forslaget fra Liste A var dermed vedtaget og anbefales til Økonomiudvalgets godkendelse