Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål
Ofte stillede spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål

Vi har samlet de oftest stillede spørgsmål om udbud fra vores leverandører.

Hvornår skal offentligt indkøb i udbud?

Alle offentlige indkøb skal konkurrenceudsættes, hvilket er fastsat i både den europæiske og den danske lovgivning. Hvorvidt de skal i udbud, afgøres af fastsatte tærskelværdier i lovgivningen.

Et vareområde eller en tjenesteydelse, hvis værdi i kontraktperioden overstiger 1.541.715 kroner er omfattet af EU's udbudsdirektiv. Er værdien i kontraktperioden over 500.000 kroner, skal området udbydes efter reglerne om den såkaldte annonceringspligt i den danske tilbudslov. I beregningen tages der udgangspunkt i den årlige omkostning over en 4-årig periode.

Indkøb af varer og tjenesteydelser under 500.000 kroner skal ske efter tilbudsindhentning. Svendborg Kommune har vedtaget, at der som minimum indhentes tre tilbud ved opgaver større end 300.000 kroner.

Et bygge- og anlægsarbejde, hvis værdi overstiger 38.624.809 kroner er omfattet af EU's udbudsdirektiv og skal udbydes efter reglerne heri. Er værdien af bygge- og anlægsarbejdet over 3.000.000 kroner, skal området udbydes efter reglerne om licitation i den danske tilbudslov.

Bygge- og anlægsarbejder over 300.000 kroner skal udbydes som underhåndsbud.

Hvor kan jeg finde udbuddene?

Udbud som Svendborg Kommune selv gennemfører eller deltager i offentliggøres på vores egen hjemmeside under aktuelle udbud.

For en oversigt over alle danske udbud foreslår vi du benytter udbud.dk, der samler alle danske udbud, hvad enten det er EU-udbud eller annonceringer.

Kan jeg byde sammen med andre virksomheder på jeres opgaver?

Ja, vi opfordrer særligt de mindre virksomheder til at indgå samarbejdsaftaler, så det bliver muligt at byde på vores udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har lavet en vejledning om konsortiedannelse, som vi opfordrer til at læse. Klik på linket til højre for at se vejledningen på styrelsens hjemmeside.

Ofte vil det lokalt være oplagt, at søge efter partnere til at etablere en samarbejdsaftale med. Men fra 1. april 2012 er det også muligt at søge efter deltagere til konsortiedannelse på landsplan på udbud.dk.

Kan en aftale omfatte flere leverandører?

Et udbud kan udmærket omfatte flere separate delaftaler, som kan tilfalde forskellige leverandører. Eksempel: Der udbydes legetøj og legepladsudstyr til kommunens daginstitutioner. Udbuddet er opdelt i tre kontrakter: Indendørs legetøj, der tildeles leverandør A, udendørs mobilt legetøj, der tildeles leverandør B, og fastmonteret legepladsudstyr, der tildeles leverandør C.

Et udbud kan også omfatte parallelle rammeaftaler med flere leverandører, dvs. aftaler, der helt eller delvist supplerer hinanden. Parallelle rammeaftaler indgås f.eks. med henblik på at opnå forsyningssikkerhed og en vis sortimentsbredde. De parallelle rammeaftaler er særligt fordelagtige ved få, større indkøb i aftaleperioden, f.eks. projektindkøb, hvor indkøbene gøres til genstand for fornyet konkurrenceudsættelse gennem et såkaldt miniudbud.

Hvornår er et tilbud ikke-konditionsmæssigt?

Et tilbud er ikke-konditionsmæssigt, hvis de minimumskrav, der er opstillet i udbuddet, ikke er opfyldt. Og vi kan derfor have en pligt til at afvise tilbuddet.

Det gælder f.eks. overskridelse af tilbudsfristen, manglende indsendelse af krævet dokumentation, mangelfuld medsendt dokumentation, manglende udfyldelse af tilbudsliste eller forbehold, der er taget i strid med de krav, der er stillet i udbudsmaterialet.

Det er derfor altid meget vigtigt, at udbudsmaterialet gennemlæses og det sikres, at alle bilag er korrekt udfyldt. Husk, at der altid er mulighed for at spørge os under en udbudsrunde, hvis man er i tvivl om krav til tilbuddet.

Er udbyder altid forpligtet til at tildele kontrakt efter en udbudsrunde?

Nej. Udbyder kan annullere et udbud, hvis der foreligger en saglig grund. Denne kan være manglende konkurrence (kun ét modtaget tilbud) eller hvis tilbuddene indebærer en økonomi, der er for høj i forhold til udbyders budget. Der kan ligeledes være tale om en saglig grund, hvis udbyder bliver opmærksom på, at den udbudte løsning ikke er den mest hensigtsmæssige, eller at ingen af de modtagne tilbud er konditionsmæssige.

Hvad er forskellen på bilag 2A- og bilag 2B-ydelser?

Bilag 2A- og 2B-ydelserne er defineret i EU's udbudsdirektiv. Forskellen ligger i, hvorvidt ydelserne skal udbydes. Bilag 2A-ydelser skal udbydes efter de almindelige regler i udbudsdirektivet.

Bilag 2B-ydelser har tidligere skullet udbydes iht. annonceringspligten i tilbudsloven. Fra den 1. januar 2013 er 2B-ydelserne ikke længere udbudspligtige, med mindre at indkøbet har en grænseoverskridende interesse. Dog kan den offentlige myndighed fortsat vælge at udbyde ydelserne. Bilag 2B-ydelser vedrører f.eks. offentlige opgaver inden for det sociale område og arbejdsmarkedsområdet.

Hvad er en prækvalifikation?

Prækvalifikationen er en del af et begrænset udbud, hvor kun et bestemt antal virksomheder opfordres til at afgive tilbud. Der skal i denne fase alene indsendes en ansøgning, hvor man ansøger om at kunne afgive tilbud på selve opgaven. Typisk vil 5-7 virksomheder blive udvalgt ud fra objektivt fastsatte kriterier.

Hvordan tildeles en kontrakt?

Der er 2 måder at tildele en kontrakt efter:

1. Laveste pris
2. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Tildelingskriteriet ”Laveste pris” er udelukkende baseret på den afgivne pris. Det betyder, at så længe udbuddets minimumskrav er opfyldt, så bliver kontrakten tildelt på baggrund af prisen og udelukkende prisen. Det vil samtidig sige, at en tilbudsgiver ikke får flere point for f.eks. en bedre kvalitet end en tilbudsgiver, der blot har opfyldt minimumskravene.

Tildelingskriteret ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud” er baseret på en række underkriterier ud over pris, f.eks. kvalitet, service, miljø eller leveringssikkerhed, hvor der fremgår en indbyrdes vægtning af kriterierne. Denne vægtning indgår i beregningen af point ved tilbudsevalueringen.

Er det muligt for en tilbudsgiver at afgive et alternativt bud til det, udbyder har specificeret?

Ja, hvis tilladelse hertil udtrykkeligt er givet i udbudsbekendtgørelsen. Ellers ikke. Samtidig skal udbyder i udbudsmaterialet nøje angive, hvilke mindstekrav det alternative bud skal opfylde, samt anføre de specifikke krav til dets udformning.

Der er grænser for, hvor "alternative" tilbud, udbyder kan efterspørge og acceptere. Tilbuddene skal nemlig være sammenlignelige, ellers er udbyder forpligtet til at aflyse udbuddet. Et eksempel på et antageligt bud kunne være på IT-udstyr, hvor det alternative bud omfatter handicapvenligt udstyr.

Alternative bud kan kun antages, hvis tildelingskriteriet er ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Minimumskravene skal altid være opfyldt.

Hvilke klageadgange har tilbudsgiver, hvis han mener sig uretmæssigt forbigået?

Hvis tilbudsgiver ikke finder udbyders begrundelse for tildeling af en kontrakt tilfredsstillende, en begrundelse udbyder er forpligtet til at give, har tilbudsgiver mulighed for at indgive klage til Klagenævnet for Udbud. Klager skal dog have en retlig interesse i at få godtgjort, at udbudsreglerne er overtrådt, eller tilhøre en klageberettiget organisation.

Er udbudsforretningen ikke tilendebragt og kontrakt ikke tildelt, kan tilbudsgiver rette henvendelse til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, hvis han mener, udbudsreglerne ikke er fulgt.